7 règles de communication d'entreprise dans les messageries

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Comment se comporter dans les chats, pour ne pas perdre la face devant le client et ne pas encadrer les collègues.

1. N'utilisez pas le messager comme seul canal de communication

Le chat est pour l'efficacité. Il est pratique de clarifier rapidement les points de travail qui ne peuvent pas attendre. Cependant, vous ne devez pas traduire toute la correspondance professionnelle dans le messager: les messages clés y sont perdus (et parfois ils sont supprimés) et les personnes qui ne sont pas chargées de prendre des décisions sont souvent impliquées dans la discussion du problème. Cela ne fait que compliquer la communication.

2. Ne prenez pas de décisions sérieuses par correspondance

Malgré l'utilisation généralisée des messageries instantanées dans les petites entreprises et les entreprises internationales, l'étiquette des affaires ne classe pas encore ce canal comme un canal officiel. Ainsi, en cas de situation litigieuse, la vérité appartiendra à celui qui a obtenu l'accord par email.

Utilisez votre e-mail professionnel pour enregistrer les accords conclus dans WhatsApp ou Telegram et coordonner d'autres actions.

Un autre argument en faveur de cette recommandation est que les documents sont stockés dans le courrier de manière plus fiable, si nécessaire, vous trouverez rapidement les informations dont vous avez besoin. Alors que vous pouvez être exclu du chat et que le messager lui-même peut être bloqué demain.

3. Écrivez brièvement et directement

Les utilisateurs de Messenger n'aiment pas les longs messages qui doivent défiler à l'infini.

Formulez vos pensées clairement et sans ambiguïté et respectez la règle « une pensée, un message ». Soyez laconique, ne vous exprimez pas au figuré et évitez les mots parasites. Cela encombre la correspondance. Au lieu de prendre beaucoup de temps pour décrire quelque chose, envoyez un exemple - un lien ou une image. Ainsi, votre interlocuteur comprendra immédiatement de quoi parle le discours.

4. Suivez le style de vos publications

La correspondance de travail dans le messager n'implique pas une communication aussi informelle que vous pouvez vous permettre avec votre meilleur ami ou votre mère. Après avoir créé un chat ou un dialogue, vous ne devez pas envoyer un tas d'émoticônes et utiliser des mots qui peuvent ne pas être connus de vos interlocuteurs (par exemple, ASAP ou « forward »).

Pour faciliter le passage de la communication personnelle à la communication professionnelle, répartissez la correspondance sur des messageries. Ainsi, Telegram peut être utilisé pour la communication professionnelle et WhatsApp - pour le personnel.

5. Soyez prudent avec les émoticônes

Les émoticônes dans la correspondance commerciale ont longtemps fait l'objet de débats houleux. Mais si on parle de règles générales, tout est assez simple ici.

Si vous venez de rencontrer une personne et que vous ne l'avez pas vue personnellement, ne lui envoyez pas d'émoticônes: elle pourrait ne pas apprécier et votre communication ultérieure ne fonctionnera pas de la meilleure des manières.

Lorsque vous envoyez des SMS à un collègue ou à un client que vous connaissez depuis longtemps et que vous comprenez comment ils réagissent aux messages, les émoticônes seront appropriées. Cependant, ici, il est toujours préférable de faire avec l'ensemble standard et il est préférable de laisser des autocollants avec Yegor Letov et des caricatures de politiciens célèbres à des amis.

6. N'ayez pas peur d'utiliser souvent le point d'interrogation

La tâche principale de la correspondance dans le messager est d'obtenir rapidement des réponses aux questions actuelles. Dans le même temps, beaucoup décrivent assez souvent en détail l'essence du problème, mais n'expliquent pas ce qu'ils veulent obtenir de leurs collègues ou du client.

Posez des questions, utilisez des points d'interrogation. Cela attirera l'attention de l'autre personne sur le message et l'encouragera à vous répondre dès que possible.

7. Vérifiez T9

La correction automatique évite les grosses fautes d'orthographe, mais parfois elle joue contre vous. Si vous envoyez « proctologue » au lieu du mot « productologue », les destinataires n'en comprendront pas immédiatement le sens. Et ceux qui ne sont pas très humoristiques seront offensés du tout.

Utilisez les versions de bureau des messagers dans la mesure du possible. Avant d'envoyer le message, vous pouvez rapidement vérifier les erreurs et les corriger si nécessaire.