15 outils pratiques pour le travail d'équipe à distance

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Dans le contexte de la situation liée au coronavirus, ces services sont particulièrement pertinents.

1. Messager de travail: Télégramme

• Plateformes: Web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternatives: Slack, Skype, Troupeau,.

Malgré le blocage, Telegram reste l'un des messagers les plus populaires en Russie. Il est activement utilisé à la fois pour la communication quotidienne et pour la communication d'entreprise entre les employés.

Telegram est rapide, pratique et simple. Le service ne prend pas en charge la visioconférence et certaines autres fonctions utiles disponibles dans les messageries d'entreprise comme Slack, mais vous pouvez l'utiliser tout à fait gratuitement.

Télégramme →

2. Suite Office: "Google Sheets", "Documents" et "Présentations"

• Plateformes: Web, Android, iOS.
• Alternatives: Office 365, Quip, Apple iWork.

Google propose une suite de services multiplateforme, riche en fonctionnalités et gratuite pour travailler avec les formats de fichiers bureautiques courants. Avec lui, vous pouvez créer et éditer des documents texte, des feuilles de calcul et des présentations - à la fois indépendamment et avec des collègues.

Chaque utilisateur dispose de 15 Go d'espace disque disponible pour stocker des fichiers sur les serveurs de Google. Pour un stockage supplémentaire, vous pouvez acheter un abonnement G Suite payant. Il comprend également des services d'assistance 24h/24 et 7j/7, un service de messagerie d'entreprise et des fonctionnalités supplémentaires de protection des données. Les tarifs commencent à 6$ par mois par personne.

Feuilles de calcul Google LLC

Application non trouvée

3. Service de notes: OneNote

• Plateformes: Web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternatives: Evernote, Notion.

Google Docs et les services similaires ne conviennent pas aux petites notes. Ces derniers sont plus pratiques à stocker dans des notebooks cloud comme OneNote. Ce produit Microsoft possède une interface intuitive qui ressemble à un vrai ordinateur portable. La structure simple et claire du service vous permettra, ainsi qu'à vos collègues, de trouver rapidement les notes dont vous avez besoin parmi des centaines d'autres.

Les autres avantages de OneNote incluent des capacités d'édition de texte étendues et la prise en charge de toutes sortes de pièces jointes, des commentaires audio à la vidéo. De plus, le service peut être utilisé gratuitement. Dans ce cas, chaque utilisateur dispose de 5 Go pour stocker ses notes dans le cloud. Toute l'équipe obtient 1 To d'espace partagé pour OneNote et d'autres services Microsoft lorsqu'elle achète un abonnement d'entreprise payant Office 365 Business.

Microsoft OneNote: Idées et notes organisées Microsoft Corporation

Microsoft OneNote Microsoft Corporation

OneNote →

4. Gestionnaire de tâches: Todoist

• Plateformes: Web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternatives: TickTick, Notion, Any.do.

Pour gérer efficacement une équipe à distance, un leader a besoin d'un outil pratique pour déléguer des tâches. Todoist est l'un des meilleurs dans cette catégorie. Il vous permet d'ajouter rapidement des tâches, de les organiser par listes et priorités, d'attribuer des heures et de joindre des intervenants.

Avec des balises et des filtres, un grand nombre de tâches sont faciles à parcourir. Et l'historique des activités aide le gestionnaire à suivre de près l'avancement des travaux.

En mode gratuit, vous pouvez ajouter jusqu'à 80 projets et jusqu'à 5 employés à chacun d'eux. Pour supprimer les restrictions, ainsi que débloquer les notifications, les tags et autres fonctionnalités avancées, vous devrez souscrire à un abonnement payant. Le coût commence à 229 roubles par mois et par personne.

Todoist: liste de tâches et tâches de Doist

Todoist: Doist Inc. Liste de tâches et liste de tâches

Todoist →

5. Chef de projet: Asana

• Plateformes: Web, Android, iOS.
• Alternatives: Bitrix24, Basecamp, ProofHub, Podio.

Les gestionnaires de tâches sont parfaits pour les affectations rapides, mais pas toujours pour gérer des flux de travail complexes. Pour une approche plus stratégique des affaires, ils utilisent des programmes comme Asana. Ce service vous permet de planifier et de structurer votre flux de tâches de différentes manières. Chaque employé voit clairement ses responsabilités et ses conditions de travail. Et le gestionnaire peut facilement suivre les progrès et observer l'image globale du projet.

La version gratuite d'Asana est conçue pour des équipes jusqu'à 15 personnes et manque de certaines fonctionnalités. Par exemple, la vue "Chronologie" et la recherche de tâches avancée n'y sont pas disponibles. Les abonnements payants commencent à 11 $ par mois et par utilisateur. Plus le forfait choisi est cher, plus il offre de fonctionnalités.

Asana: votre responsable de travail Asana, Inc.

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6. Tableaux Kanban: Trello

• Plateformes: Web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternatives: MeisterTask, Blossom.

Kanban est une méthodologie de gestion de projet populaire. Chaque tâche qu'il contient passe par certaines étapes: par exemple, "En plans", "En cours" et "Terminé". Ils sont généralement représentés sous forme de planches, entre lesquelles les cartes de tâches sont déplacées. Il s'agit d'un affichage très visuel du flux de travail, de sorte que de nombreux services de gestion de projet utilisent des éléments kanban à un degré ou à un autre.

Cette méthodologie est peut-être mieux implémentée dans Trello. Les développeurs ont élevé la simplicité et la clarté à l'absolu, de sorte que le service peut ne pas être suffisamment fonctionnel pour des projets complexes. Mais le flux de tâches qu'il contient semble si minimaliste que même un enfant peut le comprendre.

De plus, la version gratuite de Trello n'a pas de majuscule. Vous n'aurez à payer que si vous avez besoin d'options de conception supplémentaires, de plus de 10 tableaux pour une équipe, ainsi que d'outils pour un travail automatisé avec des tâches. Les prix des abonnements commencent à 10 $ par mois et par personne.

Trello Trello, Inc.

Trello Trello, Inc.

Trello →

7. Éditeur de carte mentale: MindMeister

• Plateformes: Web, Android, iOS.
• Alternatives: Mindomo, MindMup.

Une carte mentale est une représentation schématique de processus ou d'idées qui simplifie la perception de l'information. Sous cette forme, vous pouvez tout imaginer: d'une stratégie de développement de projet aux résultats d'une session de brainstorming. Pour travailler collectivement avec des cartes mentales, vous avez besoin d'un éditeur spécial.

MindMeister est un bon choix. Il propose des tonnes de modèles et des outils de visualisation de données faciles à utiliser. Avec son aide, vous pouvez rapidement dessiner des cartes mentales de toute complexité.

En mode gratuit, MindMeister vous permet de stocker jusqu'à trois cartes mentales. En vous connectant au tarif PRO, vous pouvez travailler avec un nombre illimité d'articles, les enregistrer dans des formats bureautiques courants et obtenir également des fonctions de gestion d'équipe. Le coût est de 8 $, 25 par utilisateur et par mois.

MindMeister MeisterLabs

carte mentale - MindMeister MeisterLabs

MindMeister →

8. Stockage cloud: "Google Drive"

• Plateformes: Web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternatives: Yandex. Disk, Dropbox, OneDrive.

Il est difficile d'imaginer un travail d'équipe à distance sans cloud pour stocker les données partagées. Des dizaines de ces services sont à votre service, mais l'un des meilleurs est Google Drive. Il offre un généreux espace de stockage gratuit de 15 Go, est intégré à d'autres produits Google et est disponible dans une interface conviviale.

Pour augmenter le volume, vous pouvez souscrire à l'abonnement G Suite mentionné ci-dessus ou souscrire uniquement au forfait Google Drive payant: pour 139 roubles par mois, la société fournit à l'utilisateur 100 Go d'espace cloud.

Google Drive Google LLC

Application non trouvée

Google Drive →

9. Service de visioconférence: Zoom

• Plateformes: Web, Android, iOS.
• Alternatives: Skype Entreprise, Slack, Hangouts Meet.

Les réunions vidéo créent non seulement un contact émotionnel étroit entre les employés, mais aussi des conditions efficaces de communication. En voyant et en écoutant vos collègues, vous pouvez interagir avec eux de manière aussi productive que si vous étiez à la même table. Il n'est pas surprenant que les services de vidéoconférence soient si populaires.

Zoom est l'un des leaders du marché. Il organise non seulement une communication vidéo sécurisée, mais vous permet également de partager l'écran avec les participants à la conférence, de transférer des fichiers et d'enregistrer des enregistrements de conversations.

Dans la version gratuite, vous pouvez inviter jusqu'à 100 personnes à une visioconférence, et sa durée sera de 40 minutes maximum. Pour supprimer les restrictions, vous devez souscrire à un abonnement payant - à partir de 15 $ par mois auprès de l'organisateur.

ZOOM Cloud Meetings zoom.us

Zoom sur les réunions dans le cloud ZOOM

Agrandir →

10. Gestionnaire de captures d'écran: LightShot

• Plateformes: Windows, macOS.
• Alternatives: Gyazo, Nimbus Capture.

Lorsque vous travaillez à distance, une capture d'écran peut remplacer mille mots. Par conséquent, vous pouvez utiliser un outil pratique pour prendre des captures d'écran. Le service cloud LightShot correspond à cette description. Il est disponible gratuitement et vous permet de prendre des photos d'une zone sélectionnée de l'écran en deux clics.

Après avoir créé une image, vous pouvez l'envoyer immédiatement à vos collègues - via un lien via le serveur LightShot ou en utilisant n'importe quel messager.

LightShot →

11. Suivi du temps: en temps opportun

• Plateformes: Web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternatives: Basculer, RescueTime, Récolte.

Les trackers de temps aident à garder une trace du temps que votre équipe passe sur certaines tâches. Timely le fait automatiquement. Tout d'abord, vous devez y connecter les services dans lesquels travaillent les employés. Ceux-ci peuvent être les mêmes Trello, Asana ou Todoist. Une fois intégré, Timely commencera à analyser les activités des tâches et à afficher les résultats des collègues sur une chronologie.

Le service fonctionne par abonnement à partir de 49$ par mois.

En temps opportun: application de suivi du temps et mémoire de suivi des heures facturables AS

Timely Automatic Time Tracking Memory AS

En temps opportun →

12. Horloge mondiale: copain de l'heure mondiale

• Plateformes: Web, Android, iOS.
• Alternatives: Yandex. Vremya, 24 fuseaux horaires.

Lorsque les employés travaillent dans des fuseaux horaires différents, des services tels que World Time Buddy facilitent les choses. Il s'agit d'une horloge pratique qui affiche l'heure de toutes les localités sélectionnées sur un seul écran.

Vous pouvez ajouter jusqu'à quatre emplacements gratuitement. Pour plus, le service demande de s'abonner pour 3$ par mois.

Time Buddy - Horloge et convertisseur Helloka, LLC

Time Buddy - Fuseaux horaires faciles Helloka

Copain de l'heure mondiale →

13. Service pour travailler avec PDF: Acrobat Pro DC

• Plateformes: Web, Windows, macOS, Android, iOS.
• Alternatives: Soda PDF, PhantomPDF.

Si votre équipe traite beaucoup de PDF, un éditeur collaboratif peut vous faire gagner beaucoup de temps et d'efforts. Acrobat Pro DC est idéal pour ce rôle. Il s'agit d'un outil basé sur le cloud qui permet à toute personne ayant accès au fichier de visualiser et d'annoter des documents PDF.

Acrobat Pro DC est un service payant. Le prix de l'abonnement est de 1 610 roubles par mois ou 11 592 roubles par an.

Adobe Acrobat Reader pour PDF Adobe

Adobe Acrobat Reader pour PDF Adobe Inc.

Acrobat Pro DC →

14. Gestionnaire de mots de passe: LastPass

• Plateformes: Web, Windows, macOS, Linux, Android, iOS.
• Alternatives: Dashlane, Hypervault, Gardien,.

L'équipe de travail peut utiliser des dizaines de services différents. Idéalement, tout le monde a besoin d'un mot de passe fort et unique. Heureusement, des outils spéciaux existent pour faciliter la création et le stockage de telles combinaisons par les utilisateurs.

L'un des plus connus est le service LastPass. Il génère des mots de passe complexes, les stocke dans un cloud sécurisé et les saisit automatiquement lorsque vous vous connectez aux comptes correspondants. En installant l'application LastPass sur leurs appareils, tous les membres de l'équipe auront accès à des mots de passe partagés. Dans le même temps, le gestionnaire peut choisir les informations d'identification que chaque utilisateur voit.

Pour utiliser LastPass pour une équipe, vous devez acheter une licence. Le coût dépend du nombre de participants.

Gestionnaire de mots de passe LastPass LogMeIn, Inc.

Gestionnaire de mots de passe LastPass LogMeIn, Inc.

LastPass →

15. Service d'automatisation: Zapier

• Plateformes: la toile.
• Alternatives: Power Automatiser, IFTTT.

La plateforme Zapier permet d'automatiser les opérations de routine. Il se connecte aux services que vous utilisez pour le travail et vous permet de configurer divers scénarios pour leur interaction. Par exemple, vous pouvez connecter Gmail et Trello afin que le système transforme automatiquement les e-mails entrants en nouvelles tâches.

Zapier prend en charge des milliers de services et offre une grande variété de scénarios d'automatisation. Ils peuvent considérablement optimiser votre travail, et donc les tarifs ne sont pas les plus bas. Les abonnements aux équipes commencent à 299 $ par mois.

Zapier →

Ce document a été publié pour la première fois en décembre 2014. En mars 2020, nous avons mis à jour le texte.