Comment organiser sa journée : les techniques des génies de la productivité

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Le temps est une ressource rare et irremplaçable. Apprenez à l'utiliser à bon escient.

Méthode Benjamin Franklin

Benjamin Franklin était le fils d'un savonnier, mais grâce à l'auto-organisation et à la discipline, il réussit dans de nombreux domaines: politique, diplomatie, science, journalisme. Il est l'un des pères fondateurs des États-Unis d'Amérique - il a participé à la création de la Déclaration d'indépendance et de la Constitution du pays.

Le portrait de Franklin figure sur un billet de 100 $, bien qu'il n'ait jamais été président des États-Unis. Il est crédité de la paternité de slogans tels que « Le temps, c'est de l'argent » et « Ne remettez pas à demain ce que vous pouvez faire aujourd'hui ».

Le temps comptait vraiment pour Franklin.

Aimez-vous la vie? Alors ne perdez pas de temps, car le temps est le tissu qui compose la vie. Benjamin Franklin

À l'âge de 20 ans, Franklin a développé un système de gestion du temps pour lui-même, qu'il a utilisé toute sa vie. Les contemporains l'appelaient "pyramide de Franklin" (parfois aussi appelée "pyramide de la productivité" - pyramide de la productivité).

La pyramide est basée sur les valeurs de la vie. Ce sont des directives morales pour résoudre tous les problèmes. Franklin les appelait des vertus.

Pour lui-même, il a identifié 13 vertus: l'abstinence, le silence, l'amour de l'ordre, la détermination, l'économie, le travail acharné, la sincérité, la justice, la modération, la propreté, le calme, la chasteté et la douceur.

Pour travailler sur lui-même chaque jour, Franklin a commencé un cahier spécial dans lequel il a pris une page pour chaque principe de vie. Il a aligné chaque page en sept colonnes (jours de la semaine). Puis il a tracé 13 lignes horizontales selon le nombre de vertus.

Ainsi, chaque jour, il se concentrait sur l'une des vertus, et le soir sur les places il notait les erreurs commises sur le chemin de la « perfection morale ».

Le prochain échelon de la pyramide de Franklin est un objectif mondial. Il est basé sur des principes de vie et répond à la question: « Qu'est-ce que je veux accomplir d'ici l'âge de N ? Un objectif global pour un médecin, par exemple, peut être l'envie de devenir chef de service jusqu'à l'âge de 35 ans, et pour un manager - de lancer sa propre startup.

Benjamin Franklin est vraiment l'ancêtre de la planification des tâches. Il a toujours adhéré à la routine et a écrit littéralement chaque pas qu'il a fait. Par conséquent, plus loin dans sa pyramide se trouvent:

• plan directeur - instructions étape par étape pour atteindre un objectif global;
• plan à long terme - objectifs pour les 3 à 5 prochaines années;
• plan à court terme - tâches pour l'année et le mois suivants;
• planification de la semaine et de la journée.

Toutes les étapes de la pyramide sont situées de manière séquentielle - chaque étape suivante est basée sur la précédente.

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Pour organiser sa journée selon la méthode Franklin, il faut déterminer les principes fondamentaux de la vie, se fixer un objectif global et élaborer un plan pour l'atteindre.

Pour la planification à long terme et à court terme, vous pouvez utiliser l'un des outils électroniques ou créer un cahier papier et mettre en œuvre le système « Quick Notes ».

Méthode Stephen Covey

Stephen Covey est considéré comme l'un des adeptes du système Franklin. Il est un expert et coach de renommée internationale dans le domaine du management. Covey est un conférencier professionnel et auteur de nombreux livres. L'un d'eux a été inclus dans la liste des publications commerciales les plus influentes du magazine Time.

C'est le livre, Les sept habitudes des personnes très efficaces, en avance sur son temps. Covey l'a écrit en 1989, mais il n'est devenu un best-seller qu'après sa réédition en 2004.

Le concept de Covey est basé sur une séquence de sept compétences.

1. Aiguisez la scie, c'est-à-dire améliorez-vous constamment.
2. Réalisez une synergie, c'est-à-dire recherchez une interaction mutuellement bénéfique.
3. Etre pro-actif.
4. Essayez d'entendre d'abord, et seulement ensuite - d'être entendu.
5. Commencez par imaginer l'objectif final.
6. Pensez gagnant-gagnant.
7. Faites d'abord ce qui doit être fait en premier.

La matrice de répartition et de hiérarchisation des tâches aidera à mettre en œuvre cette dernière compétence. Covey l'a emprunté au 34e président des États-Unis, Dwight David Eisenhower.

Toutes les tâches sont divisées en quatre groupes:

1. Urgent et important (à faire dans les plus brefs délais);
2. Non urgent important (tâches stratégiques avec une échéance lointaine);
3. Urgent sans importance (vous devez le faire rapidement, mais vous pouvez le reporter ou ne pas le faire vous-même);
4. Pas urgent et sans importance (en règle générale, de tels cas peuvent être supprimés ou confiés à des tiers).

Selon Covey, les personnes qui réussissent ont rarement des problèmes de temps, car elles traitent rapidement les tâches des catégories 1 et 3 et sacrifient sans pitié les choses de la case 4. En même temps, elles consacrent 60 à 80% de leur temps et de leur énergie à résoudre les problèmes de la case 2, car ils sont la locomotive du progrès.

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Pour être plus efficace, à la fin ou au début de la journée, écrivez et hiérarchisez vos tâches à l'aide de la matrice d'Eisenhower (ou de la matrice de Covey, selon votre préférence). Pour ce faire, vous pouvez utiliser l'application Eisenhower (iOS) ou MyEffectivenessHabits (Android). Essayez de garder la proportion: 40 % - affaires urgentes importantes, 60 % - non urgentes importantes.

Méthode Tim Ferriss

Timothy Ferriss est un gourou de la productivité populaire. Les enregistrements de ses apparitions publiques recueillent des millions de vues, et les livres sont vendus dans le même énorme tirage.

Pas étonnant - qui ne veut pas "travailler 4 heures par semaine, ne pas traîner au bureau" d'un appel à l'autre ", et en même temps vivre n'importe où et devenir riche" ? Le livre du même nom de Ferriss est devenu le numéro un des listes de best-sellers du New York Times et du Wall Street Journal.

Sa méthode repose sur deux piliers:

1. Loi de Pareto: 20% de l'effort donne 80% du résultat, et les 80% restants de l'effort - seulement 20% du résultat. Cela signifie se concentrer sur les activités qui comptent vraiment.
2. La loi de Parkinson: le travail occupe tout le temps qui lui est imparti. Cela signifie que la tâche doit être allouée exactement autant que nécessaire pour l'accomplir.

Vous n'avez pas besoin d'allonger votre journée de travail pour en faire plus. Au contraire, raccourcissez-le, concentrez-vous uniquement sur ce qui est vraiment important. Jetez tout le reste, externalisez ou déléguez.

L'approche de Ferriss suit la technique de planification 1-3-5. Son essence est simple: une chose importante est ajoutée à la liste de tâches, trois moyennes et cinq petites. Neuf au total. Ils sont a priori répartis par urgence, ce qui permet de se débarrasser du sentiment d'urgence.

Ferriss est un adversaire du multitâche et de la surcharge d'informations. Lorsque plusieurs choses sont faites en même temps, l'attention est défocalisée. En conséquence, la productivité n'augmente pas, mais diminue. Il en est de même de l'absorption continue d'informations. Vérifier constamment le courrier, les messageries instantanées et les réseaux sociaux ne crée qu'un faux sentiment, mais ne le rapproche pas de l'objectif.

Mais stress, au contraire, Ferriss considère nos assistants.

La peur est un indicateur. La peur est notre amie. Parfois, il montre ce qu'il ne faut pas faire, mais le plus souvent, il montre ce qui vaut la peine d'être fait. Tim Ferriss

A noter que Tim Ferriss n'est pas le seul à viser la productivité en travaillant moins. Stever Robbins, auteur de The 9 Steps to Working Less and Getting More, suggère la méthode des « jours actifs », où vous vous assignez un « chien de garde » un jour spécifique pour suivre vos progrès.

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Cette méthode est pour vous si vous ne pouvez pas suivre un horaire strict et que les listes de tâches ne fonctionnent pas pour vous. Organisez votre journée de manière à ce que 20% du temps soit occupé par les choses les plus difficiles et les plus importantes. Laissez le reste suivre son cours. En d'autres termes, si vous devez organiser une réunion d'affaires, vous devez choisir le jour, l'heure, la durée et suivre strictement le calendrier. Le reste de la journée peut être consacré à tout travail en cours.

La méthode de Gleb Arkhangelsky

Gleb Arkhangelsky est un expert dans le domaine de la gestion du temps, fondateur et dirigeant de l'entreprise du même nom. Sa particularité n'est pas dans la création de développements originaux, mais dans le fait qu'elle expose les méthodes de gestion du temps de manière simple et accessible, en les adaptant aux réalités domestiques.

Arkhangelsky est l'auteur de plusieurs livres d'affaires populaires: Job 2.0: Breakthrough to Free Time, Formula of Time, Time Drive et autres.

Ce dernier est le plus populaire. Time Drive explore l'importance de la planification, de l'établissement d'objectifs et de la motivation, ainsi que des techniques puissantes de gestion du temps et d'anti-procrastination.

• "Grenouilles". Tout le monde a des tâches ennuyeuses qui sont constamment remises à plus tard. Ces actions désagréables s'accumulent et s'écrasent psychologiquement. Mais si vous commencez chaque matin par "manger une grenouille", c'est-à-dire tout d'abord, effectuez une tâche inintéressante, puis passez au reste, alors progressivement les choses se mettront en ordre.
• "Ancres". Ce sont des attachements matériels (musique, couleur, mouvement) associés à un certain état émotionnel. Des « ancres » sont nécessaires pour s'accorder à la solution d'un problème particulier. Par exemple, vous pouvez vous habituer à travailler avec du courrier sur de la musique classique, et chaque fois que vous êtes trop paresseux pour décharger la boîte de réception, il vous suffit d'activer Mozart ou Beethoven pour capter la vague psychologique souhaitée.
• Steak d'éléphant. Plus la tâche est importante (écrire un mémoire, apprendre une langue étrangère, etc.) et plus le délai est serré, plus il est difficile de se lancer. C'est l'échelle qui vous fait peur: on ne sait pas par où commencer, si vous avez assez de force. Ces tâches sont appelées "éléphants". La seule façon de "manger un éléphant" est d'en faire cuire des "steaks", c'est-à-dire de diviser une grande entreprise en plusieurs petites.

Il est à noter que Gleb Arkhangelsky accorde une grande attention non seulement à la rationalisation des processus de travail, mais aussi au repos (le nom complet de son best-seller est "Time Drive: How to Manage to Live and Work"). Il est convaincu que sans un bon repos, qui comprend un sommeil sain et une activité physique, il est impossible d'être productif.

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Planifiez votre quotidien. Todoist, Wunderlist, TickTick et d'autres programmes et services similaires vous y aideront. Divisez les tâches complexes à grande échelle en petites tâches simples. Le matin, faites le travail le plus désagréable, de sorte que dans le temps qui vous reste, vous ne puissiez faire que ce que vous aimez. Développez des déclencheurs pour vous aider à gérer la paresse et n'oubliez pas d'inclure le repos dans votre emploi du temps.

Méthode Francesco Cirillo

Vous ne connaissez peut-être pas le nom de Francesco Cirillo, mais vous avez probablement entendu parler de Pomodoro. Cirillo est l'auteur de cette fameuse technique de gestion du temps. À un moment donné, Francesco a eu des problèmes avec ses études: le jeune homme n'arrivait pas à se concentrer, il était tout le temps distrait. Un simple minuteur de cuisine en forme de tomate est venu à la rescousse.

L'essence de la méthode Pomodoro est que la durée allouée au travail est "pomodoro". Une tomate = 30 minutes (25 minutes pour le travail et 5 pour le repos). Nous démarrons le chronomètre et travaillons avec un maximum d'efficacité et un minimum de distraction pendant 25 minutes. Un signal retentit - il est temps de faire une pause de cinq minutes. Ensuite, nous redémarrons le chronomètre.

Ainsi, la productivité se mesure par le nombre de « tomates » réalisées par jour. Le plus gros le meilleur.

Afin de ne pas passer 25 minutes à penser aux choses par vous-même, vous devez faire une liste de tâches à l'avance. Dans celui-ci, vous pouvez également marquer le nombre de "tomates" entières (une croix est placée devant la tâche) et les distractions (une apostrophe est placée). Cela vous permet de déterminer combien de temps il a fallu pour accomplir une tâche et à quel point c'était difficile.

La méthode Pomodoro est abordable et flexible. Si vous le souhaitez, conservez une liste de tâches sur papier et mesurez des segments de 25 minutes avec une minuterie de cuisine, ou si vous le souhaitez, utilisez des services et des applications spéciaux.

les fenêtres	OS X et iOS	Android

Selon Cirillo, la durée optimale de la « tomate » est de 20 à 35 minutes. Mais, après avoir maîtrisé la technique, vous pouvez expérimenter et modifier les intervalles par vous-même.

Vous pouvez vous familiariser avec la méthode de Francesco Cirillo en détail.

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Au début de la journée, dressez une liste de choses à faire et poursuivez avec des pomodoros. Si dans les 25 minutes vous êtes distrait, placez le symbole « à côté de la tâche ». Si le temps est écoulé, mais que la tâche n'est pas encore terminée, mettez + et dédiez-lui la prochaine "tomate". Pendant la pause de cinq minutes, passez complètement du travail au repos: marchez, écoutez de la musique, buvez du café.

Voici donc cinq systèmes de gestion du temps de base avec lesquels vous pouvez organiser votre journée. Vous pouvez les étudier plus en détail et devenir l'apologiste de l'une des techniques, ou vous pouvez développer la vôtre en combinant diverses techniques et techniques.

GTD - une alternative à la gestion du temps

David Allen, le créateur de la méthodologie GTD, est l'un des théoriciens les plus célèbres de l'efficacité personnelle. Son livre, Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity, a été élu meilleur livre d'affaires de la décennie par le magazine Time.

Le terme Getting Things Done est un mot à la mode, et beaucoup de gens l'assimilent à tort à la gestion du temps. Mais même Allen lui-même appelle GTD "une technique pour améliorer l'efficacité personnelle".

Voici comment Vyacheslav Sukhomlinov, un expert en la matière, a expliqué la différence entre la gestion du temps et GTD.

Vyacheslav Sukhomlinov Directeur exécutif de la holding restaurant. L'expert d'application pratique GTD n'est pas une gestion du temps. La gestion du temps est impossible. Tout le monde a le même nombre d'heures dans une journée. Ce n'est pas le temps qui compte, mais ce avec quoi vous le remplissez. Vous devez être capable de traiter de grands flux d'informations entrantes, de déterminer les actions nécessaires pour atteindre les objectifs et, bien sûr, d'agir. GTD est exactement à ce sujet. C'est une certaine façon de penser et de vivre. Et GTD, c'est aussi l'état du flux et la réduction du stress psychologique.

Êtes-vous prêt à vous disputer? Bienvenue aux commentaires. Que pensez-vous le plus de GTD - la gestion du temps ou l'efficacité personnelle ? Dites-nous aussi quelles techniques vous aident à organiser votre journée.