Comment bien déléguer les tâches de travail

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Les ordres catégoriques, l'inattention aux intérêts des employés et le manque de gratitude ne sont pas l'approche la plus efficace pour la répartition des tâches dans l'équipe.

Un bon leader n'est pas celui qui porte tout sur ses propres épaules, mais celui qui est capable de constituer une équipe solide et efficace et de répartir avec compétence les responsabilités, y compris celles qui ne sont pas planifiées.

La délégation, c'est-à-dire la délégation de tâches d'un employé à un autre, contribue à augmenter le niveau d'engagement dans l'équipe, et les managers qui y parviennent rapportent en moyenne à leur entreprise 33% de revenus en plus que les autres.

Mais dire simplement "faites ça" est faux. Un ton d'ordre, une tâche mal planifiée, un manque d'explications - tout cela peut provoquer un rejet et, par conséquent, aboutir à un résultat non optimal.

Lauren Landry, experte de la Harvard Business School, a parlé des règles qui aideront à déléguer efficacement et à améliorer les performances.

1. Évaluer les capacités des employés

Il y a des tâches qui ne peuvent pas être déléguées. Par exemple, ils font partie intégrante de vos responsabilités. Ou un autre employé n'a pas les connaissances et les qualifications pour effectuer de telles tâches. Ou, au contraire, ils sont beaucoup plus simples que ceux qu'il fait habituellement. Par exemple, demander à un directeur des ventes ou à un auditeur de trouver un maître pour réparer une machine à café de bureau serait, pour le moins, inapproprié.

En général, avant de confier quelque chose à quelqu'un, vous devez vous demander:

• Une personne s'acquittera-t-elle de cette tâche ? A-t-il assez de temps ou cela interférera-t-il avec ses autres responsabilités ?
• L'employé aura-t-il suffisamment de connaissances et de compétences? Ou devez-vous le mettre à jour si longtemps qu'il est plus facile de le faire vous-même ou de trouver un autre spécialiste ? Supposons que vous ayez besoin de dresser un rapport sur le travail de l'équipe sur un projet, mais que le collègue à qui vous voulez confier cela ne l'a jamais fait du tout, ce qui signifie que l'entreprise va avancer lentement, avec un craquement, et vous pouvez faut tout refaire.
• Cette tâche aidera-t-elle l'employé à améliorer certaines compétences, à acquérir de l'expérience ? C'est facultatif, mais ce serait bien.
• Y a-t-il un employé qui peut mieux le gérer?

2. Essayez de répondre aux intérêts et aux besoins de chacun

Par exemple, vous devez organiser le team building pour toute l'équipe, mais il n'y a pas d'employé spécial pour cela. Mais il y a une personne qui est forte en communication et aimerait acquérir de l'expérience dans l'organisation d'événements, la formation et la gestion du personnel. Vous pouvez lui proposer cette tâche.

Ou l'entreprise est temporairement laissée sans spécialiste SMM, mais il y a quelqu'un qui connaît bien les algorithmes des réseaux sociaux et qui n'hésiterait pas à s'essayer au marketing.

Bien sûr, ce n'est pas toujours possible. Il y a des tâches ennuyeuses que personne n'aime. Néanmoins, il ne sera pas superflu d'évaluer l'équipe de manière critique et de réfléchir à qui la nouvelle mission pourrait bénéficier.

3. Définissez la tâche correctement

Lorsque vous vous adressez à un salarié, expliquez pourquoi vous souhaitez lui confier la tâche, en quoi cela peut être utile pour l'entreprise et pour lui personnellement. Assurez-vous de louer et d'énumérer ses points forts qui ont influencé votre choix. Sois poli.

Parlez-nous de la mission en détail. Ayez un objectif et un échéancier clairs. Fournissez tous les documents requis et autres informations. Ce sera très bien si tous les documents nécessaires sont clairs et structurés, afin que l'employé n'ait pas à passer de nombreuses heures à comprendre ce qui est quoi.

4. Fournir une communication normale et une atmosphère confortable

Faites savoir à la personne que vous êtes toujours là pour aider, suggérer, répondre aux questions. Avertissez que si, pour une raison quelconque, il ne parvient pas à faire face ou ne respecte pas la date limite, il pourra vous parler et, ensemble, vous proposerez quelque chose.

Demandez-lui ce dont il a besoin pour accomplir la tâche. Vous devrez peut-être lui fournir des informations supplémentaires ou, par exemple, le libérer de l'actualité.

Il est important de rester amical, afin que l'employé n'hésite pas vraiment à vous contacter en cas de problème.

5. Soyez prudent

Lorsque vous effectuez une tâche vous-même, vous contrôlez totalement la situation. Si quelqu'un d'autre prend le travail, il peut y avoir un million de problèmes qui peuvent entraîner de mauvais résultats ou des délais non respectés.

Pensez à l'avance à ce que vous ferez en cas d'évolution défavorable des événements. Soyez prêt à assumer vous-même la tâche ou à la sous-traiter rapidement à quelqu'un d'autre.

Essayez de traiter ces situations non pas comme un échec, mais comme une expérience qui vous aidera à mieux comprendre votre équipe, ses capacités et son niveau d'organisation.

6. Soyez patient

Oui, il y a des choses qui sont plus rapides à faire soi-même que de confier quelqu'un, puis de passer du temps à répondre aux questions et à suivre le résultat.

Il est important de se rappeler que vous n'êtes pas un orchestre humain, et pour un travail efficace, vous devez développer votre équipe, donner aux employés la possibilité de faire quelque chose de nouveau, devenir plus compétent, apprendre, y compris de vos erreurs.

Cela signifie que vous devez être patient si quelqu'un pose trop de questions ou fait face à une tâche plus lentement que prévu.

7. Donnez et demandez des commentaires

Lorsque la tâche est terminée, assurez-vous de dire à l'employé comment vous évaluez son travail: ce que vous avez aimé et ce pour quoi vous êtes prêt à le féliciter, quels points pourraient être améliorés, ce qu'il faut faire pour cela et ce qu'il faut rechercher dans le futur.

Soyez correct. Ne jurez pas, n'élevez pas la voix, ne dévalorisez pas ou ne critiquez pas sans raison. Assurez-vous de commencer par des éloges, puis de parler doucement de ce qui doit être travaillé.

Si la tâche de la personne était nouvelle et difficile, demandez-lui comment il a travaillé dessus. Ce qui était facile et ce qui ne l'était pas, ce qui était intéressant et ce qui n'aimait pas du tout, comment il évalue lui-même le résultat, ce qu'il aimerait améliorer et comment il envisage de le faire.

8. N'oubliez pas de dire merci

Et pas seulement en tête-à-tête, mais aussi en public, surtout si la tâche n'était pas facile. Félicitez la personne devant toute l'équipe, accordez-lui un jour de congé supplémentaire, marquez-la comme le meilleur employé, si l'entreprise le pratique.

De plus, vous ne devez pas vous approprier les fruits du travail de quelqu'un d'autre. Au lieu de dire « j'ai organisé le team building » ou « j'ai préparé le rapport », il vaut mieux souligner que vous avez tout préparé ensemble et que votre collègue a beaucoup aidé. Les gens apprécient d'être reconnus pour leurs mérites, ce qui les rend plus impliqués et fidèles à l'entreprise.