Comment regrouper les tâches correctement pour suivre tout

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Augmentez la productivité en rangeant votre liste de tâches.

Tout le monde sait depuis longtemps que le multitâche n'est pas une si bonne chose: il nous empêche de nous concentrer efficacement sur une chose.

Le fait est que passer d'une tâche à une autre prend beaucoup de temps - cela est confirmé par les études de Multitasking: Switching cost. Les gens travaillent plus efficacement lorsqu'ils entrent dans un état de flux: entièrement concentrés sur une activité, sans être distraits par quoi que ce soit d'autre.

Malheureusement, il n'est pas toujours possible de suivre le courant, car nous sommes constamment inondés d'un tas de choses différentes qui nécessitent notre attention. Cependant, il existe une astuce qui vous permet de minimiser les pertes de temps et d'énergie à passer d'une activité à l'autre. C'est ce qu'on appelle le lot de tâches.

L'essence de cette technique est la suivante: vous combinez des tâches du même type dans ce que l'on appelle des packages, puis les effectuez en bloc. C'est simple.

Pourquoi est-il utile de regrouper les tâches

Il est plus facile de faire les choses dans un ordre aléatoire: vous n'avez pas à vous soucier de la planification, de la priorisation et d'autres choses ennuyeuses. Vous vous souvenez de quelque chose - et vous l'avez fait. Et puis nous sommes passés à la tâche suivante.

Cependant, cette approche n'est pas très utile pour votre capacité à vous concentrer. Selon l'étude The True Cost Of Multi-Tasking, publiée dans Psychology Today, une personne perd jusqu'à 40 % de sa productivité lorsqu'elle passe d'une tâche à l'autre.

En d'autres termes, si vous rédigez d'abord un rapport, puis commencez à répondre aux e-mails, puis triez les documents papier, puis revenez au rapport, alors à chaque fois vous perdez du temps à vous concentrer sur une nouvelle tâche qui n'est pas comme la précédente. Tom DeMarco, auteur de The Human Factors: Successful Projects and Teams, affirme que ce « changement de vitesse » peut prendre jusqu'à 15 minutes ou plus.

Le regroupement des tâches par lots permet de passer facilement d'une activité à une autre. Plus vos tâches sont similaires, plus il est facile, après en avoir terminé une, d'entreprendre la suivante.

Comment utiliser le traitement par lots

1. Créez une liste de tâches

D'abord, écrivez ce que vous avez l'intention de faire dans une liste simple, ligne par ligne. Vous pouvez le faire sur papier ou utiliser de nombreuses applications de gestion des tâches. L'essentiel est de tout réparer. Il est idéal de prévoir du temps de planification chaque jour (ou au moins une fois par semaine).

2. Divisez les tâches en catégories

Maintenant que la liste est prête, divisez tous ses éléments en catégories. Ils peuvent être différents - choisissez ce que vous voulez. L'essentiel est qu'il soit pratique et visuel.

Par exemple, collectez des tâches telles que « Répondre aux e-mails » ou « Appeler des collègues » dans la section « Négociations », et « Rédiger un article » et « Apporter des modifications » dans la section « Texte ». Créez des catégories distinctes pour les tâches ménagères, les tâches professionnelles, les achats, etc. Il sera plus facile de naviguer dans une telle liste ordonnée.

Une autre option consiste à regrouper les tâches dans des packages en fonction de l'endroit où elles doivent être effectuées. Par exemple, associez tous les achats à l'emplacement « Supermarché », et les tâches de travail à l'emplacement « Bureau », et ainsi de suite. De cette façon, si vous vous trouvez à proximité d'un magasin, vous pouvez consulter votre liste de tâches et voir immédiatement tous les achats dont vous avez besoin.

3. Bloquer le temps

Le traitement par lots des tâches fonctionne très bien en conjonction avec la technique dite de blocage du temps. Une fois que vous avez divisé la liste en catégories, attribuez une heure précise à chaque catégorie. Et ajoutez le bloc correspondant à votre calendrier. Pendant un bloc de temps, ne faites que des choses d'une catégorie et ignorez les autres.

Une autre option consiste à lier la technique populaire Pomodoro au lot de tâches. Pendant 25 minutes, vous êtes engagé dans des tâches ininterrompues à partir d'un seul paquet. Puis reposez-vous 5 minutes. Répétez ensuite le cycle avec un autre groupe de cas.

4. Tenez compte de votre productivité maximale

Décidez à quel moment de la journée vous êtes le plus productif. La plupart des gens ont ce matin, mais il y a aussi des oiseaux de nuit qui ont plus de facilité à se concentrer dans l'obscurité. Trouvez votre pic de productivité et essayez d'effectuer des tâches dans les catégories les plus prioritaires.

5. Éliminez les distractions

Lorsque vous commencez à effectuer le prochain groupe de tâches, assurez-vous que vous n'êtes pas dérangé par une notification accidentelle ou un appel téléphonique. Vous pouvez réserver un temps spécial pour vérifier votre smartphone. Pendant que vous vous attaquez aux tâches d'une catégorie, ne pensez pas aux autres.

Quelles tâches peuvent être regroupées

En fait, en général, aucun. Scott Young, écrivain, programmeur, entrepreneur et grand fan du traitement par lots, donne quelques exemples:

• E-mail. Tim Ferris, auteur de How to Work 4 Hours a Week, reçoit parfois 300 e-mails par heure. Et, malgré un tel volume, il n'y répond qu'une fois par jour, se réservant spécialement du temps pour cela.
• En train de lire. Lire quelque chose entre les deux est presque inutile, puisque vous ne vous en souviendrez pas beaucoup de toute façon. Mieux vaut déterminer par vous-même quand il est plus pratique pour vous de prendre les informations de manière réfléchie et réserver cette fois-ci pour la lecture.
• Appels téléphoniques. Notez les noms des personnes que vous devez appeler et leurs numéros de téléphone dans une seule liste. Appelez ensuite tous les candidats de la liste en même temps. Premièrement, vous ne serez plus distrait par les conversations téléphoniques. Deuxièmement, vous pourrez choisir le moment de la journée où les gens sont le moins occupés et pourrez vous parler.
• Loisirs et divertissement. Transférez tous les divertissements - films, jeux informatiques, promenades - jusqu'à la fin de la journée. Cela vous motivera à terminer le travail le plus tôt possible, et il vous sera plus facile de vous détendre en sachant que tout pour aujourd'hui a déjà été refait.
• Voyages de shopping. Avant de quitter la maison, rassemblez toutes les tâches, achats et courses en un tas et terminez-les en une seule fois. Par exemple, vous pouvez visiter un supermarché, un bureau de poste et un nettoyage à sec en même temps. Économisez non seulement du temps mais aussi de l'essence.
• Correspondance dans les réseaux sociaux. Prenez une heure le soir pour discuter en ligne. Et le reste du temps, désactivez les notifications des clients sur les réseaux sociaux.
• Cuisiner. Il y a de fortes chances que vous n'ayez toujours pas assez de temps pour cuisiner quelque chose tous les jours. Heureusement, la civilisation nous a présenté un tel appareil comme un four à micro-ondes. Réservez 1 à 2 jours pour préparer les aliments de la semaine suivante, puis réchauffez-les simplement.
• Réparation. Réunissez-vous enfin et faites toutes ces petites corvées autour de la maison qui attendent dans les coulisses depuis si longtemps. Remplacez les ampoules grillées, réparez la poignée de porte et le robinet qui goutte.
• Réflexions. Pensez-vous tout le temps, essayez de planifier quelque chose, de résoudre certains problèmes, mais rien ne fonctionne pour vous ? Scott Young conseille même de penser à faire à un moment strictement défini. Prenez l'habitude de planifier 2 à 3 heures par semaine sur ce que vous allez faire ensuite et sur les objectifs que vous souhaitez atteindre.

Oui, et d'ailleurs, le traitement par lots est aussi une tâche. Par conséquent, réservez un moment spécial, de préférence le soir, pour distribuer les éléments de votre liste pour demain.