Leo Babauta : mes 10 habitudes de messagerie

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

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Le courrier électronique peut être un excellent outil de travail, ou il peut devenir une source ennuyeuse de procrastination, et c'est simplement la façon dont vous l'utilisez vous-même. Il fut un temps où j'ai déposé le bilan complet de mon courrier électronique, et maintenant je le vérifie 2 à 3 fois par jour tous les jours, mais cela se passe rapidement et efficacement.

J'ai développé plusieurs habitudes qui m'aident à travailler très efficacement avec mon courrier et à mieux me concentrer sur d'autres travaux importants. Et pour être honnête, ma boîte de réception est enfin vide et ça fait du bien. Je vais donner 10 de mes habitudes dans cet article. Cela ne signifie pas du tout que vous devez les suivre aveuglément, je veux juste montrer mon chemin, et sur sa base, vous pouvez ouvrir le vôtre. Alors, voici les habitudes qui fonctionnent pour moi:

Regardez moins souvent le courrier

Je ne garde pas ma boîte aux lettres ouverte toute la journée. Et j'y regarde rarement. Je suis arrivé à la conclusion que si 20 à 30 lettres s'accumulent dans ma boîte de réception, le monde ne s'effondrera pas, en même temps, il me sera facile de traiter rapidement exactement ce montant. Attention! Je dis processus, pas lu. J'ouvre ma boîte de réception pour disperser les messages dans d'autres dossiers, pas pour les lire et les laisser là.

Disperser dans des dossiers

J'ouvre mon courrier et je commence à prendre des décisions rapides: supprimer ou archiver, lire et répondre immédiatement (si cela prend moins de 2 minutes) ou archiver, envoyer une réponse rapide puis archiver, ajouter à ma liste de tâches pour le faire plus tard (marquer d'un astérisque puis archiver). Dans tous les cas, RIEN ne doit être laissé dans la boîte de réception.

Ajoutez tout au calendrier immédiatement

Si une lettre me parvient avec une date dont je dois me souvenir, je l'inscris immédiatement dans le calendrier. Une réunion en face à face ou une conversation Skype, une séance d'entraînement ou quelque chose dont je ne dois me souvenir qu'après une semaine - tout est immédiatement envoyé au calendrier. Maintenant c'est ma meilleure habitude, elle a été amenée à l'automatisme, et grâce à elle, j'oublie rarement quelque chose.

Utiliser les touches de raccourci"

J'utilise Gmail, qui fournit une variété de raccourcis clavier pour mon courrier. En fait, il ne m'a fallu que quelques minutes pour les apprendre, puis la mémoire musculaire se souvient des touches.

Voici les raccourcis que j'utilise:

"Gi" - retour à la boîte de réception;

"E" - archiver;

"#" - effacer;

"C" - créer un nouveau message;

"R" - réponse;

"F" - avant;

"A" - répondez à tout le monde;

"Gs" - allez à marqué;

"Tab + Retour" - lorsque je crée un message, je l'envoie immédiatement et l'archive.

J'utilise aussi le paramètre quand, après avoir supprimé ou archivé un message, je passe automatiquement au suivant sans retourner dans la boîte de réception, cela permet de se déplacer rapidement dans les messages.

Ecrire des lettres courtes

Ma réponse à une lettre est généralement de 1 à 3 phrases. J'écris rarement des lettres de plus de 5 phrases. Et il doit y avoir une bonne raison à cela. Si j'ai vraiment besoin d'écrire beaucoup, je préfère le faire dans Google Docs et le partager avec la bonne personne. Une lettre courte signifie une réponse rapide du destinataire, car une personne n'a pas à parcourir la jungle de votre éloquence pour capturer et assimiler des informations clés.

Ajouter rapidement des tâches à une liste de tâches

Certaines personnes utilisent la boîte de réception comme liste de tâches, mais ce n'est pas bien adapté pour cela, et voici pourquoi:

1. Les tâches à accomplir sont mélangées avec d'autres lettres, et il est alors difficile de les attraper hors de la foule.

2. L'histoire de la lettre ne contient pas toujours un guide d'action spécifique, mais sur la base de la lettre, vous pouvez vous fixer une tâche. Lorsque vous êtes sur le point de la terminer, vous devrez relire la lettre à nouveau pour vous souvenir de la tâche spécifique que vous vous êtes fixée après l'avoir lu.

3. Chaque fois que vous regardez dans votre courrier pour attraper une autre tâche, vous tombez sur de nouveaux messages qui attirent votre attention et vous détournent des tâches principales, perturbant votre rythme de travail.

Une liste de tâches simple et pratique est un document texte standard dans lequel vous pouvez ajouter des tâches à partir d'e-mails en quelques clics. Et pendant le travail, une telle feuille sera un outil plus efficace, car vous n'avez pas à regarder la boîte de réception tout le temps.

Stocker uniquement les messages non lus dans la boîte de réception

C'est une astuce pour les utilisateurs avancés. J'ai piraté ma boîte de réception Gmail de manière à ce qu'elle ne puisse plus stocker les messages lus. Cela signifie que si j'ouvre la lettre et ne la dépose dans aucun autre dossier, elle disparaîtra tout simplement. Cela me motive à prendre une décision sur ce que je dois faire de cette lettre, immédiatement, ou je la perdrai tout simplement. Grâce à ce paramètre spécifique, les messages ouverts ne s'accumulent pas dans ma boîte de réception, qui deviennent progressivement des ordures.

Mettre de côté pour la lecture

Souvent, ils m'envoient des liens vers des articles. Je les envoie immédiatement sur Instapaper pour les lire plus tard. C'est pourquoi j'essaie de passer moins de temps sur le courrier, car j'ai tellement de choses intéressantes à lire en plus.

Filtrez sans pitié

Lorsqu'une lettre apparaît dans ma boîte de réception que je n'aimerais pas voir, je la traite immédiatement. Je n'ai pas la flemme de me désinscrire de la liste de diffusion ou d'installer un filtre sur cet expéditeur. Et cela réduit considérablement le flux d'e-mails entrants. Je suis impitoyable face aux lettres qui encombrent ma boîte de réception, et cette règle s'applique même aux personnes qui me dérangent trop.

Clôture du courrier à la fin du traitement des lettres

Messages désassemblés - fermez le courrier et ne l'ouvrez pas pendant plusieurs heures jusqu'à ce qu'il y ait à nouveau un nombre suffisant de lettres.

Adopter de bonnes habitudes de messagerie est une bonne chose. Vous remarquerez immédiatement à quel point vous êtes devenu plus calme pour effectuer des tâches plus importantes, en vous débarrassant de la vérification intrusive des e-mails toutes les 10 minutes. Votre tête sera libre pour de nouvelles pensées dès que votre boîte de réception sera débarrassée des e-mails inutiles. Bonne chance!