13 choses dans la correspondance commerciale qui font chier

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Si vous ne voulez pas énerver l'autre personne, ne le faites pas.

1. Manque de salutation

Vous n'écrivez pas une lettre d'affaires pour le plaisir, vous avez besoin de quelque chose du destinataire. Par conséquent, il est correct de commencer par un acte de politesse - une salutation. S'en passer, c'est comme ouvrir la porte du bureau de quelqu'un d'autre avec le pied.

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2. L'expression "Bonne journée"

Si vous n'écrivez pas une lettre commerciale directement des années 2000, choisissez une formulation plus moderne. Peu importe que vous ne puissiez pas prédire exactement quand l'autre personne lira le message. L'option "bon après-midi" est la plus neutre, mais vous pouvez également utiliser le point où vous envoyez la lettre. Et laissez le "bon moment de la journée" aux forums à moitié morts du passé.

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3. Gestion des erreurs

C'est incroyable de voir combien d'erreurs peuvent être commises dans un texte aussi court. Premièrement, beaucoup ont pris la règle de séparation par des virgules au pied de la lettre. Cela donne lieu à des chefs-d'œuvre comme "Dear Anton Mikhailovich". Un appel n'est pas seulement un nom, mais aussi des mots qui en dépendent.

Deuxièmement, vérifiez soigneusement le nom du destinataire. N'appelez pas Alekseev Alexandras, Marin Marias et déchiffrez les initiales.

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4. Abréviations et réponses monosyllabiques

L'écriture d'affaires vous oblige à communiquer en phrases complètes. Cette approche a un avantage pratique: l'interlocuteur n'a pas à deviner ce que vous voulez dire, car vous révélez toutes les nuances et ne donnez pas l'occasion de mal interpréter les mots. Et votre "OK" peut signifier n'importe quoi. De plus, les coupes ne font pas gagner beaucoup de temps.

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5. Humour et métaphores

Une lettre commerciale ne doit pas laisser de place à l'interprétation. Tous les mots sont utilisés dans leur sens direct et n'impliquent pas d'interprétations différentes. Sinon, attendez une nouvelle correspondance, dans laquelle vous découvrirez qui avait quoi en tête. Et cela peut prendre beaucoup de temps.

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6. Points d'exclamation

Les points d'exclamation ne sont pas souvent utilisés dans les textes littéraires, car ils sont conçus pour exprimer des sentiments forts. Une lettre commerciale n'est pas une plate-forme d'expression, même si vous voulez vraiment exprimer à l'interlocuteur ce que vous en pensez.

Vous ne voulez peut-être rien dire de spécial, mais pour l'interlocuteur, le point d'exclamation sera un signal qu'il fait probablement quelque chose de mal. Gardez donc vos sens et la combinaison de touches Maj + 1 sous contrôle. Une exclamation n'est appropriée qu'en circulation.

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7. Une abondance de bureaucrates

Le désir de s'exprimer plus formellement engendre souvent des constructions monstrueuses dont il est extrêmement difficile de discerner le sens. N'abusez pas des phrases complexes et écrivez plus facilement.

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8. Verrouillage des majuscules

Il ne vaut pas la peine de surligner les lignes en majuscules. Sur internet, il symbolise encore les cris. Personne n'aime qu'on lui crie dessus. Pour rendre le message clair, il suffit de le rendre clair.

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9. Phrase "Merci d'avance"

Merci, bien sûr, vous ne pouvez pas mettre dans votre poche, mais la gratitude précoce met l'interlocuteur dans une position délicate. Une personne bien élevée se sentira obligée de répondre à votre demande, même si elle comprend qu'elle ne doit pas le faire. Et on se souviendra de vous pour avoir lancé des problèmes.

Si l'interlocuteur a encore besoin d'être stimulé, mieux vaut décrire en quoi il est bénéfique pour lui de répondre à votre demande.

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10. Objet étrange ou pas d'objet du tout

Il n'est pas prudent d'ouvrir des lettres incompréhensibles, donc un message sans objet risque d'être envoyé en spam. Naturellement, une personne sera très en colère lorsqu'elle découvrira que sous les mots "Zina, caoutchouc", il y avait un document important caché au directeur de l'usine de pneus, Zinaida.

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11. Familiarité

Vous ne devez pas vous écarter de votre style d'affaires, même si le destinataire est votre meilleur ami. Premièrement, il devra peut-être envoyer une lettre à son patron ou à ses sous-traitants. Deuxièmement, la lettre peut tomber accidentellement entre des mains tierces et la compromettre, et en même temps vous.

Troisièmement, vous devez faire la distinction entre personnel et travail. Les intérêts de l'entreprise ne coïncident pas toujours avec les intérêts personnels. Il vaut la peine de se laisser une marge de manœuvre pour entretenir des relations amicales sans faire de concessions dans les négociations.

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12. Absence d'historique de correspondance

Si vous discutez activement avec quelqu'un, le destinataire connaît le sujet de la conversation et peut facilement revenir au début du dialogue en tournant la molette de la souris. Mais lorsque vous échangez occasionnellement des lettres par e-mail, l'interlocuteur peut oublier qui vous êtes et ce que vous attendez de lui.

Facilitez la tâche à la personne: dans un paragraphe, rappelez à la personne de quoi elle parle.

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13. Traitement inapproprié des fils de discussion

Les services de messagerie et les agents vous permettent de travailler avec des fils de messages. C'est un outil vraiment utile s'il est manipulé correctement. Mais tout le monde n'y parvient pas.

Peut-être avez-vous déjà été victime d'un publipostage dont les participants ne répondent pas directement à l'auteur, mais à tout le monde. En conséquence, une conversation inintéressante remplit votre boîte de réception et vous proposez des sanctions pour ceux qui ne trouvent pas le bon bouton. Dans le même temps, les informations qui ne sont pas destinées aux regards indiscrets entrent souvent dans le champ de l'information générale.

La médaille a aussi un revers: quand, dans une conversation importante, l'un des participants ne répond pas à tout le monde, mais à une seule personne. Et le destinataire doit passer beaucoup de temps à envoyer des lettres au lieu de faire son travail.