Pourquoi manquons-nous des délais et comment l'arrêter?

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Si vous êtes attristé par le fait que vous n'avez jamais le temps de soumettre votre travail à temps, lisez cet article de toute urgence. Nous expliquons pourquoi les délais non respectés ne sont pas de votre faute et nous vous expliquons comment respecter les délais.

J'adore les délais ! Surtout le sifflet avec lequel ils rompent.

L'écrivain Douglas Adams

Nous savons tous à quel point la planification est importante pour un travail efficace. Parfois, nous sommes littéralement obsédés par lui. Mais quand vient le temps de commencer à mettre en œuvre la liste des tâches, nous commençons à les reporter, à attendre la dernière minute, voire à perturber complètement les délais. Cela arrive à tout le monde dans une plus ou moins grande mesure. Et il y a une justification à cela, qui réside dans les particularités de notre pensée.

Pourquoi manquons-nous des délais?

Vous avez peut-être entendu l'histoire de l'Opéra de Sydney, qui devait être achevé en 1963 pour 7 millions de dollars australiens et n'a finalement été achevé que 10 ans plus tard, en 1973. De plus, la conception originale du théâtre a subi de nombreux changements, et le bâtiment est devenu plus petit, et en conséquence, 102 millions de dollars ont été dépensés !

Les concepteurs sont devenus la proie d'une erreur répandue: ils ont mal évalué la durée d'une tâche. À maintes reprises, ils ont dû repousser les délais et modifier le plan de travail car ils ne prenaient pas en compte les problèmes qui affectaient la vitesse du projet.

Notre réflexion est structurée de telle manière que nous planifions autant de temps et d'argent que nécessaire si tout se passe selon le meilleur scénario.

Mais inévitablement, des obstacles se dressent sur le chemin, ce qui entraîne une augmentation rapide du volume de travail. Ensuite, nous expliquons les délais non respectés par le fait que des circonstances imprévues se sont produites, et non par le fait que nous n'avons pas pu prendre en compte la possibilité de leur survenance au stade de la planification.

Pourquoi avons-nous besoin de délais de toute façon?

Les délais stricts non seulement tombent constamment en panne, mais apportent également beaucoup de stress aux participants au projet, alors peut-être vaut-il mieux les refuser ? Non. Souvent, le fait d'avoir une date limite est la seule raison pour laquelle un travail démarre.

Auparavant, le mot délai était utilisé pour désigner la ligne autour de la prison, au-delà de laquelle les détenus ne pouvaient intervenir, de jour comme de nuit, sous peine de recevoir immédiatement une balle.

Désormais, les délais sont exclusivement associés au travail et leur échec ne menace pas l'exécution de l'ensemble du département. Mais l'essence reste la même: l'échéance est la vie ou la mort de votre productivité ou de votre projet.

Le travail remplit le temps qui lui est imparti.

loi de Parkinson

Toute tâche prendra autant de temps que vous lui en consacrerez. C'est pourquoi nous nous demandons parfois à quelle vitesse nous pouvons faire quelque chose. Pour la même raison, nous sommes souvent à la limite des possibilités dans les dernières minutes pour finir ce qui nous était imparti depuis plusieurs jours voire semaines.

En tenant compte de la loi de Parkinson, nous comprenons que si nous ne fixons pas le délai pour l'achèvement de la tâche, alors nous le ferons pour toujours !

Comment surmonter des délais constants

Comment faire face à une mauvaise planification et tirer avantage de la présence de délais ? Ce sera très difficile, car nous devrons combattre les erreurs systématiques de notre pensée. Mais savoir comment les délais changent notre comportement peut nous aider à être plus productifs.

Début brillant

Lorsque vous répartissez la charge de travail sur un mois, une semaine, voire un jour à l'avance, marquez au maximum le début de la période et déchargez au maximum le reste du temps jusqu'à l'échéance.

Concentrez-vous d'abord sur les tâches les plus difficiles, les plus importantes et les plus chronophages du projet. Vous les ferez toujours plus longtemps que prévu. Humiliez-vous. Mais grâce à votre démarrage actif, à la fin de la période, vous aurez le temps que vous consacrerez à résoudre des problèmes imprévus et à accomplir des tâches.

A la veille de l'échéance, vous n'aurez pas besoin de vous lancer à corps perdu dans de nouvelles tâches complexes, rencontrant des écueils que vous ne connaissez toujours pas.

Délai supplémentaire

Pour vous-même, fixez-vous une date limite quelques jours plus tôt que la vraie. C'est ce que conseille le spécialiste du marketing Matthew Guay de Zapier. Idéal si vous ne savez pas combien de temps vous avez entre votre échéance personnelle et votre échéance réelle - un ou trois jours. Mais une telle situation est mal présentée. Vous, bien sûr, vous souviendrez toujours du temps qu'il vous reste, il faudra donc de la volonté pour ne pas perturber vos délais.

Trouvez une sorte de récompense pour vous-même si vous faites le travail dans les délais. Cependant, la satisfaction des tâches accomplies à temps sera une bonne récompense.

Déclaration publique

«Je jure solennellement de terminer l'article à cinq heures du soir» - dites-le non pas dans votre tête, mais à haute voix à tout le bureau. Maintenant, votre estime de soi est entrée en jeu. Qu'est-ce qui sera le plus douloureux pour vous: vous forcer à travailler activement ou manquer des délais et admettre haut et fort votre échec ?

L'écrivain Evelyn Waugh, qui se lance dans son nouveau roman, Return to Brideshead, a déclaré publiquement: « Je commence un nouveau livre et je l'écrirai dans trois mois. Il n'a pas respecté le délai et à plusieurs reprises, encore publiquement, a demandé un report du délai. Néanmoins, il termina le roman assez rapidement, car il savait que les lecteurs se souviennent de sa promesse et attendent qu'elle se réalise.

Rappels constants de l'échéance qui approche

Si nous commençons à travailler sur un grand projet, le délai est généralement assez long. La date limite devient une sorte d'abstraction - quelque part là-bas, un jour. Plus il est proche, plus nous réalisons clairement combien de temps il nous reste, et nous pouvons comparer plus adéquatement sa quantité et la quantité de travail restant.

Fixez-vous des rappels réguliers qui vous ramèneront constamment à la réalité, vous avertissant que le jour X approche:

• la date d'échéance expirera dans un mois;
• la semaine;
• trois jours;
• journée;
• 8 heures.

Oui, c'est stressant, ça va être ennuyeux. Mais peut-être est-ce le seul moyen de vous stimuler ?

Toute affaire prend toujours plus de temps que prévu, même avec la loi de Hofstadter.

La loi de Hofstadter

Cette loi récursive comique de Douglas Hofstadter, Ph. D., parle de l'impossibilité de planifier des délais. Les délais sont littéralement faits pour être contrecarrés. Nous espérons cependant que nos conseils vous aideront à éviter de pousser les choses au point de rupture, où le non-respect constant des délais est extrêmement préjudiciable à votre réputation de travail et vous met dans un état de stress permanent.