Comment atteindre l'affranchissement Zen

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Il y a près de 9 ans, Merlin Mann a lancé l'idée de boîte de réception vide qui est rapidement devenue une tendance. Cependant, en nous concentrant sur la réduction à zéro du nombre de boîtes de réception, nous avons raté un point important: il ne s'agit pas de vider la boîte de réception, il s'agit de la paix et de la clarté qui l'accompagnent. Salut en atteignant le zen postal !

Selon les données, 80% des lettres sont des « déchets ». Une boîte de réception enflée avec des messages non lus, des listes de tâches que nous nous envoyons et des newsletters est stressante et pénible. Les dirigeants sont particulièrement vulnérables, qui sont constamment bombardés de messages nouveaux et nouveaux qui nécessitent une attention particulière.

La seule façon d'arrêter cette folie est d'arrêter d'obéir à votre boîte aux lettres et de commencer à la gérer. Et cela ne signifie pas que vous devez supprimer tous les messages, libérant ainsi de l'espace pour les nouveaux. Sans un plan clair de gestion de vos boîtes de réception, vous retomberez rapidement dans vos vieilles habitudes et l'inquiétude vous envahira à nouveau.

Voici 6 conseils pour vous aider à atteindre le post zen.

1. Réduire le flux de déchets

Passez en revue vos abonnements et admettez honnêtement ceux qui ne font que vous faire perdre votre temps. Un tas de newsletters identiques ? Le rapport de mise à jour du site sur lequel vous étiez il y a un an ? Des informations sur les remises dans un magasin où vous avez déjà acheté quelque chose ? Désabonnez-vous de tout cela de toute urgence.

Tout ce qui ne concerne pas vos intérêts quotidiens ou stratégiques ne doit pas se retrouver dans votre boîte de réception. Faites un effort et ajustez soigneusement vos filtres anti-spam.

2. Former l'équipe

Les employés des grandes entreprises sont plus familiers avec cette douleur: des chaînes de lettres sans fin, dont des copies sont envoyées à tous ceux qui en ont besoin et qui n'en ont pas besoin. Arrêtez cette folie: expliquez que vous ne pouvez être ajouté qu'aux destinataires des messages qui vous concernent directement. Il y a un téléphone pour les affaires urgentes. Expliquez la même chose aux clients, amis, famille.

3. Automatisez votre boîte aux lettres

Ajustez vos filtres pour qu'un coup d'œil rapide dans votre boîte de réception vous donne une idée de ce qui nécessite votre attention immédiate, de ce qui peut être consulté en fin de journée et de ce qui est disponible pendant la semaine.

4. Utiliser les services de lecture différée

Enregistrez les e-mails intéressants mais pas urgents dans un dossier séparé ou utilisez des services comme Evernote. Enregistrez les articles curieux qui vous ont été envoyés dans Pocket ou Instapaper et lisez-les lorsque vous avez du temps libre.

5. Maintenir des listes de tâches à l'aide de services spéciaux

Votre boîte de réception n'est pas une application de liste. Désapprenez l'habitude de vous envoyer par e-mail des listes de tâches et des plans pour des projets à long terme.

Gérez des listes de tâches dans des services adaptés à cela, où vous pouvez définir des délais, des priorités, diviser de gros projets en plusieurs petites tâches et structurer des listes. Et vous aurez moins tendance à flancher lorsque vous verrez un nouveau message entrant dans votre courrier.

6. Utilisez la règle des deux minutes

Ne répondez immédiatement qu'aux e-mails qui prennent moins de deux minutes de votre temps. Envoyez le reste à la liste des tâches ou au dossier Lire plus tard. Distribuer facilement des lettres aidera, par exemple.

Un système de gestion de boîte de réception efficace est essentiel à votre santé mentale. Le flux de lettres ne s'arrêtera jamais, et il est important que vous appreniez à flotter dedans, pas à vous noyer. Une fois que vous aurez atteint le Zen postal, vous deviendrez plus calme et plus productif.