La méthode Inbox Zero est le meilleur moyen de traiter des milliers d'e-mails non lus

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Garder votre boîte de réception vide est facile. Cela vous aidera à être plus productif et à ne jamais manquer les messages importants.

Un tas d'e-mails non lus qui pendent constamment dans votre boîte de réception vont paniquer tout le monde. Si vous avez de nombreux partenaires commerciaux et collègues avec lesquels vous interagissez par correspondance, il vous suffit de garder votre boîte de réception électronique propre et bien rangée.

Le PDG de JotForm, Aytekin Tank, est un moyen intéressant d'organiser le courrier électronique appelé Inbox Zero. Comme son nom l'indique, la méthode consiste simplement à garder votre boîte de réception vide.

En général, Tank n'a rien inventé de nouveau. Inbox Zero a été créé il y a longtemps par l'écrivain et blogueur Merlin Mann, et c'est une méthode éprouvée et bien connue. À peu près la même technique de travail avec des documents a été décrite par David Allen dans son livre "Comment mettre les choses en ordre". Tank vient de l'adapter pour l'interface Web de Gmail.

Aytekin Tank entrepreneur, fondateur et PDG de JotForm

Je reçois et envoie des centaines d'e-mails chaque jour. Mais à la fin de la journée, ma boîte aux lettres est invariablement vide. Je n'ai pas de secrétaire pour gérer ma correspondance. J'adhère à un principe appelé Inbox Zero. Ce n'est pas difficile.

Tank répertorie les avantages de la méthode Inbox Zero:

• Vous ne manquerez aucun message important si votre boîte de réception est vide.
• Vous ne ferez pas attendre longtemps vos destinataires, car vous pourrez répondre immédiatement à leurs courriers.
• Des centaines et des milliers de lettres non lues ne s'accumuleront pas dans votre boîte aux lettres.
• Vous gagnerez plus de temps sur les tâches vraiment importantes et ne passerez pas des heures à bidouiller vos e-mails.

Je connais beaucoup de gens qui rangent soigneusement toutes leurs lettres sans en supprimer une seule. En conséquence, leur boîte de réception commence à ressembler à un fil Twitter. Ce n'est pas confortable. Vous vous perdrez constamment dans les e-mails.

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Disons que vous utilisez Gmail - bien que cette méthode puisse être adaptée à n'importe quel FAI (Hotmail, Yandex, Yahoo) ou client de messagerie (Outlook, Thunderbird ou Sylpheed). Jetons un coup d'œil aux dépôts de messages non lus et commençons.

1. Videz votre boîte aux lettres

Ainsi, avec la méthode Inbox Zero, vous devez agir de manière décisive. Ouvrez "Boîte de réception", sélectionnez toutes les lettres qui s'y sont accumulées et archivez-les toutes en même temps. Pour certains, cela semblera de la pure folie, mais Tank recommande de faire exactement cela.

Vous devez commencer avec une boîte aux lettres vide. Ce guide ne vous aidera pas si vous avez des dizaines de milliers d'e-mails dans votre boîte de réception. Alors archivez tout et commencez par une table rase.

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2. Traitez vos e-mails par ordre chronologique

Pour développer cette saine habitude, vous avez besoin d'une certaine discipline. Au fur et à mesure que vous traitez vos e-mails, commencez par le message le plus ancien et progressez vers le plus récent. De cette façon, vous garderez l'ordre chronologique et ne serez pas confus.

Il existe deux fonctions pour vous aider à gérer les e-mails dans Gmail:

Activez la commutation automatique. Pour ce faire, ouvrez "Paramètres" → "Général", recherchez l'élément "Commutation automatique" et activez-le. Désormais, lors de la réponse ou de l'archivage d'un e-mail, Gmail ne vous renverra pas à la boîte de réception, mais affichera le prochain e-mail. De cette façon, vous pourrez traiter les lettres une par une dans l'ordre où elles ont été reçues, sans aucune distraction.

Activez ensuite le bouton Envoyer et archiver si vous ne l'avez pas. Ouvrez "Paramètres" → "Général" et recherchez l'élément "Afficher le bouton" Envoyer et archiver "en réponse". Cela vous fera gagner du temps. Après tout, si vous avez déjà répondu à la lettre, il ne sert à rien de la stocker dans votre boîte de réception, n'est-ce pas ? Cliquez sur le bouton envoyer et l'e-mail sera automatiquement archivé.

Et voici une autre chose importante:

N'utilisez pas le courrier électronique comme chat. Il n'y a rien de pire que de générer de longues chaînes de réponses à partir de lettres constamment citées. Si vous avez besoin de parler, utilisez Messenger, le chat Slack ou contactez-nous par téléphone. Le courrier électronique ne convient pas pour cela.

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3. Répondu - archiver

La règle principale de la méthode Inbox Zero est que votre boîte de réception n'est pas l'endroit où stocker votre courrier. Tous les e-mails dans la boîte de réception doivent être traités immédiatement. Lisez-les un par un et soit répondez et archivez si le message nécessite une réponse, soit archivez simplement si le message ne nécessite pas de réponse.

Si vous ne pouvez pas répondre immédiatement à un e-mail, deux options s'offrent à vous:

• Enregistrez-le dans votre application d'organisation. Il peut s'agir d'Evernote, OneNote ou d'une sorte de gestionnaire de tâches. Fixez une date pour que le programme vous rappelle d'écrire votre réponse au bon moment.
• Si vous pouvez rédiger une réponse immédiatement, mais que le destinataire devrait la recevoir après un certain temps, utilisez la fonction de livraison différée dans Gmail. Outlook, Thunderbird et d'autres clients peuvent faire de même.

4. Faites-le

Tout est conforme aux préceptes du grand et puissant David Allen. Si l'e-mail nécessite une action qui prendra quelques minutes, faites-le maintenant. Ne copiez pas la lettre dans votre liste de choses à faire. Ne le laissez pas dans votre boîte de réception.

Si vous devez effectuer un paiement, faites-le maintenant. Si vous devez envoyer des commentaires à un collègue, envoyez-les immédiatement. Si l'affaire prend quelques minutes, il ne sert à rien de la reporter.

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5. Utilisez les raccourcis clavier

Les raccourcis clavier réduisent considérablement le temps passé à traiter les e-mails. Avec eux, vous n'avez pas besoin de déplacer le curseur de la souris d'avant en arrière. Tank recommande de mémoriser et d'utiliser trois raccourcis clavier:

• La touche E permet d'archiver rapidement un message. Nous l'avons lu, appuyé sur E, archivé. C'est simple.
• La touche R est utilisée pour écrire rapidement une réponse. Si vous devez répondre à une lettre, appuyez dessus, entrez la réponse, appuyez sur Entrée.
• La touche F transmet les lettres reçues à d'autres destinataires.

Je ne pense pas que vous ayez besoin d'autres raccourcis clavier. Dans Gmail, je n'utilise que trois raccourcis clavier. Pour tout le reste, il y a une souris. Mais ces raccourcis clavier vous permettent d'effectuer rapidement trois des actions de courrier électronique les plus courantes, ce qui vous permet de gagner beaucoup de temps.

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6. Configurer des filtres

Les filtres de messagerie sont un outil incroyablement pratique qui fait une grande partie du travail pour vous. Vous n'avez qu'à les configurer une fois, et ils vous feront gagner beaucoup de temps.

Si dans votre boîte de réception vous trouvez régulièrement des lettres sans importance (notifications de services Internet, envois automatiques, etc.), alors désabonnez-vous d'elles ou configurez des filtres pour que ces lettres soient archivées automatiquement.

7. La boîte de réception est vide - fermez le courrier

Lorsque vous essayez de vous concentrer sur votre travail, vous ne devriez pas être constamment distrait par les e-mails. Alors respectons la règle: lorsque votre boîte de réception est vide, fermez l'onglet Gmail ou votre client de messagerie et oubliez le courrier pour les prochaines heures. Occupez-vous simplement.

Désactivez toutes les notifications par e-mail entrant. Ils sont très distrayants.

Vous pouvez rouvrir votre courrier après quelques heures, traiter les messages qui s'y sont accumulés, puis vous remettre au travail. Le but de la méthode Inbox Zero est de vous forcer à ne pas être distrait par les emails entrants. Vous devez gérer votre boîte aux lettres, pas vous.

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Si vous avez essayé la technique Inbox Zero et êtes prêt à vous dire ce que vous avez obtenu, ou si vous souhaitez suggérer une meilleure méthode, écrivez dans les commentaires.