Comment utiliser efficacement Gmail : 25 conseils

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2024-01-13 01:31

Même si vous travaillez tous les jours avec Google Mail, il est probable que vous ne connaissiez pas toutes ses capacités. Voici 25 conseils pour une utilisation efficace de Gmail qui faciliteront de nombreuses tâches et vous feront gagner du temps.

1. Par où commencer

Changer l'arrière-plan

Au lieu de voir l'arrière-plan blanc habituel de Gmail, pimentez votre boîte de réception avec quelque chose de flashy. Sélectionnez simplement la section "Thèmes" dans les paramètres dans le coin supérieur droit pour définir un nouveau fond à partir des options proposées, ou téléchargez votre propre image.

Alternativement, vous pouvez expérimenter avec les paramètres de l'interface. En mode "Spacious", vous aurez beaucoup d'espace libre, et "Compact" est bon lorsque vous devez faire apparaître autant de messages que possible sur l'écran.

Ajouter des amis (et des messages)

Pour ajouter vos contacts et vos anciens messages au système (peu importe que vous utilisiez Gmail pour la première fois ou que vous créiez un compte supplémentaire), allez dans "Paramètres" → "Comptes et importation" et sélectionnez le lien "Importer le courrier et contacts". Cela vous permettra d'ajouter vos données à partir d'autres boîtes aux lettres.

Faire ressembler Gmail à Outlook

Dans Paramètres → Laboratoire, activez la fonctionnalité Volet de prévisualisation pour voir le texte intégral des messages sur la droite, comme dans Outlook. L'habitude est une seconde nature, donc si vous avez travaillé avec la messagerie d'entreprise toute votre vie et que vous essayez maintenant de vous familiariser avec Gmail, Viewport facilitera votre transition.

Une fois activé, vous verrez différentes options d'affichage dans le menu déroulant à gauche des paramètres.

Concentrez-vous sur l'essentiel

Gmail peut décider quels messages sont les plus importants pour vous. Intelligent, hein ? Sous Paramètres → Boîte de réception, sélectionnez Suivre mon activité de messagerie… pour que Gmail analyse vos messages.

Vous pouvez également sélectionner la fonction « Inclure les marqueurs » ou « Ignorer les filtres » (nous discuterons plus en détail des filtres ci-dessous) et modifier le type de dossier afin que les messages importants soient affichés en haut. Puis dans le menu "Paramètres" → "Général" dans la section "Notifications du bureau" (si vous utilisez le navigateur Chrome, Firefox ou Safari), vous pouvez sélectionner l'option "Activer les notifications par e-mails importants".

Débarrassez-vous du fil des lettres

Il existe deux types de personnes: ceux qui aiment la fonctionnalité Chaining et ceux qui la détestent avec le pouvoir de mille soleils. Si vous appartenez au deuxième groupe, allez dans la section "Paramètres" → "Général" et désactivez les "Chaînes de lettres".

2. Gardez l'ordre

Archiver tout

Gmail permet d'archiver les messages au lieu de les supprimer. Ceci est fait pour que vous n'ayez pas à vous soucier de la disponibilité de l'espace libre et que vous nettoyez constamment votre tiroir. Si vous souhaitez archiver un message, ouvrez-le et cliquez sur la deuxième icône en partant de la gauche (une case avec une flèche pointant vers le bas). Le message vous attendra dans l'onglet Tous les messages dans la barre latérale gauche.

Gardez une trace de vos archives

Peu importe l'espace fourni par Gmail pour le stockage de fichiers gratuit, nous sommes en 2016 et les gens envoient de plus en plus de pièces jointes. Si vous avez atteint votre limite de mémoire, il est temps de vous débarrasser de certains messages. Cliquez sur la flèche dans le champ de recherche, cochez l'élément "Il y a des pièces jointes", sélectionnez la taille 10 Mo et cliquez sur le bouton avec une loupe. Cela vous montrera tous les messages de plus de 10 Mo. Cochez la case des lettres dont vous n'avez définitivement plus besoin et envoyez-les à la poubelle.

Répondre et archiver

Pourquoi laisser un e-mail dans votre boîte de réception alors que vous y avez déjà répondu ? Utilisez la fonction "Envoyer et archiver" pour éviter d'encombrer vos messages entrants pendant que vous attendez une réponse à votre lettre. Allez dans "Paramètres" → "Général" et sélectionnez "Afficher le bouton" Envoyer et archiver "en réponse". Vous pouvez désormais répondre de la manière habituelle, en accumulant les messages dans votre boîte de réception si vous le souhaitez, ou archiver immédiatement les e-mails inutiles lorsque vous répondez.

Utiliser des étiquettes et des filtres

Vous pouvez ajouter une étiquette à chaque message. De nouveaux raccourcis apparaîtront dans la barre latérale gauche. Ouvrez simplement la lettre et cliquez sur l'icône "Étiquettes" - c'est la deuxième à partir de la droite. Créez maintenant un nouveau raccourci ou sélectionnez-en un existant (en passant, vous pouvez faire glisser le raccourci de la barre latérale directement dans votre message).

Cliquez sur le bouton "Plus" et sélectionnez "Filtrer les e-mails similaires" puis "Créer un filtre basé sur cette requête". Vous pouvez écrire un article séparé sur les filtres Gmail, alors consultez la section "" pour plus de détails.

Achetez un espace de stockage supplémentaire

Si vous êtes complètement fatigué de jouer avec le problème du stockage de fichiers, vous pouvez dépenser de l'argent pour de l'espace supplémentaire. Faites défiler la page des messages et dans le coin inférieur gauche, vous verrez combien d'espace il vous reste, ainsi que le lien "Gérer".

Si vous avez presque 100% de l'espace disponible occupé, suivez le lien. Le forfait 100 Go coûte 139 roubles par mois, et l'espace supplémentaire peut être utilisé non seulement pour Gmail, mais également dans Google Drive et Google Photos, si vous les utilisez.

3. Prenez-le au sérieux

Changer le mode d'affichage des emails sur la page

Essayez d'augmenter le nombre de messages par page à 100, afin de pouvoir consulter l'ensemble de vos lettres en un coup d'œil. Allez dans Paramètres → Général → Taille de page maximale. Là, vous pouvez également choisir d'afficher 10, 15, 20, 25 et 50 messages par page.

Tout distribuer par couleur

Vous pouvez marquer un message comme important très rapidement, mais différents messages peuvent avoir différents degrés d'importance. Allez dans Paramètres → Général → Étoiles et sélectionnez Toutes les étoiles. Maintenant, si vous cliquez sur l'étoile, marquant la lettre, elle changera de couleur à chaque clic. Cela vous aidera à trier vos messages importants en fonction de leur contenu.

Transformez les messages en listes de tâches

Il y a de fortes chances que vous considériez déjà votre boîte de réception comme une énorme liste de tâches. Alors pourquoi ne pas transformer vos e-mails en tâches que vous pouvez rayer ? Cliquez sur le bouton "Plus" dans la conversation active et sélectionnez "Ajouter aux tâches". Ce fil apparaîtra désormais dans Google Tasks avec un lien vers le message d'origine.

Gardez une trace du nombre de messages non lus

Dans la section "Paramètres" → "Laboratoire", activez la fonction "Icône des messages non lus". Si vous, comme toute personne normale, avez votre onglet courrier ouvert toute la journée, vous verrez toujours combien de messages non lus il vous reste. C'est au cas où vous manqueriez de stress.

Déconnecté de travail

Si vous utilisez le navigateur Google Chrome, vous avez la possibilité de travailler en messagerie hors ligne. Bien sûr, vous ne pourrez pas envoyer et recevoir de nouveaux messages, mais vous pouvez déplacer des lettres d'un dossier à l'autre et créer des brouillons. Pour activer cette fonctionnalité, accédez à Paramètres → Hors ligne.

Donner accès à votre compte à une secrétaire

Si vous ne pouvez toujours pas gérer les lettres, vous pouvez transmettre toute cette horreur à votre secrétaire. Pour ce faire, allez dans "Paramètres" → "Comptes et importation", sélectionnez "Accorder l'accès à votre compte" et ajoutez d'autres utilisateurs Google. Ils n'auront pas le droit de modifier vos paramètres et votre mot de passe, mais ils pourront lire, archiver les messages et, bien sûr, y répondre. La lettre sera signée avec votre nom et le nom de votre secrétaire entre parenthèses pour éviter toute confusion.

4. Contrôler le facteur humain

Bloquer les adresses

Certains ne comprennent pas du tout les indices. Heureusement, vous pouvez bloquer n'importe quelle personne (ou site Web) en quelques clics. Après avoir reçu un message d'une personne que vous souhaitez ajouter à la liste noire, cliquez sur la flèche dans le coin supérieur droit et sélectionnez la fonction "Bloquer l'utilisateur".

Désormais, tous les messages de cette adresse iront directement dans le spam.

Retrouver de vieilles lettres

Vous voulez trouver rapidement tous les messages d'un ami à la fois ? Passez simplement le curseur sur le nom de l'expéditeur, soit à partir de la boîte de réception, soit à partir d'une lettre spécifique, et une carte de contact apparaîtra. Cliquez ensuite sur le lien « Conversations » pour afficher tous les messages de ce contact.

Annuler les messages mal envoyés

Nous avons tous accidentellement envoyé des lettres à la mauvaise adresse à un moment donné. Heureusement, dans Gmail, vous pouvez simplement annuler l'envoi. Allez dans la section "Paramètres" → "Général" et activez la fonction "Annuler l'envoi". Ici, vous pouvez également sélectionner le délai d'annulation de l'envoi: de 5 à 30 secondes. La prochaine fois que vous enverrez un message, vous remarquerez « Annuler » en haut.

Ignorer les messages de groupe

Vous pouvez facilement quitter le fil de discussion de groupe en cliquant sur le bouton Plus et en choisissant Ignorer. Vous allez maintenant ignorer tous les messages, à l'exception de ceux où vous êtes le seul destinataire de la lettre.

Si vous souhaitez revenir au message de groupe, entrez la requête est: en sourdine dans la zone de recherche, vous verrez donc tous les fils ignorés. Ensuite, choisissez Ne pas ignorer dans le menu Plus. À moins, bien sûr, que vous ne vous apitiez pas du tout sur vous-même.

5. Gagnez du temps

Créez de nouveaux comptes en déplacement

Supposons que vous souhaitiez filtrer les messages très soigneusement ou, par exemple, créer un compte supplémentaire pour les services qui utilisent déjà votre compte Gmail principal. Dans ce cas, vous pouvez créer une adresse postale virtuelle associée à l'adresse principale en ajoutant simplement « + n'importe quel mot » avant le symbole @ lors de la saisie. Par exemple, "votre adresse est [email protected]" pour les achats en ligne.

Tous les messages de réponse seront envoyés à votre adresse Gmail principale.

Envoyez des messages pendant votre sommeil

Faites croire à vos clients et collègues que vous êtes un bourreau de travail maniaque en les programmant pour envoyer des messages la nuit à l'aide d'une extension disponible pour Chrome, Safari et Firefox. Avec la version gratuite, vous pouvez envoyer jusqu'à 10 messages par mois.

De plus, cette extension transformera vos e-mails en rappels, ne les affichant pas dans votre boîte de réception tant que vous n'êtes pas prêt à y répondre. C'est idéal pour créer l'apparence d'une boîte de réception vide le vendredi soir.

Répondre automatiquement aux demandes en double

Si des clients ennuyeux vous inondent du même type de demandes, vous n'avez pas besoin de taper la même réponse encore et encore. Activez simplement la fonction « Modèles de réponse » dans la section « Paramètres » → « Laboratoire ». La prochaine fois que vous imprimerez une réponse, enregistrez-la en tant que modèle et n'hésitez pas à l'envoyer à toutes les mêmes demandes.

6. Cliquez moins

Donnez une pause à votre souris

Presque tout dans Gmail peut être fait à l'aide du clavier. Les raccourcis clavier de base fonctionnent par défaut, mais n'oubliez pas d'aller dans Paramètres → Général et activez la fonction Raccourcis clavier. Enregistrez vos modifications, puis cliquez sur le point d'interrogation pour voir les raccourcis clavier possibles.

Arrêter de vérifier les autres boîtes aux lettres

Dans la section "Paramètres" → "Comptes et importation", cliquez sur le lien "Ajouter votre compte de messagerie POP3" et Gmail téléchargera votre courrier à partir d'autres boîtes aux lettres. Configurez ensuite l'envoi de messages: vous pouvez répondre à la fois depuis votre adresse Gmail et depuis d'autres adresses e-mail.