Comment organiser l'espace de travail et le temps de bureau

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Tout travail au bureau commence par leur propre espace de travail, mais souvent les gens ne font pas assez attention à ce moment. L'espace de travail n'est pas seulement un meuble et un ordinateur, mais aussi une planification, un flux de travail, des outils supplémentaires. Cet article contient des conseils simples sur la façon d'organiser correctement votre lieu de travail.

Tout commence sur le lieu de travail.

D. Carnegie

Le travail commence par le lieu de travail et son organisation. Il y a bien sûr des exceptions sous la forme de personnalités créatives et uniques pour lesquelles cette question n'est pas si importante. Mais même eux ont leur propre système de désordre créateur, même s'ils ne l'admettent pas. La plupart des gens travaillent à des bureaux ordinaires dans des espaces de bureau ordinaires, et les conseils suivants leur sont destinés.

Bureau

Le bon environnement de travail accorde l'esprit au bon rythme. Vous ne gardez pas votre maison en désordre et vous savez exactement où et ce qui se trouve. C'est la même chose sur le lieu de travail: tout doit être à sa place, et rien de superflu qui pourrait détourner l'attention des tâches principales.

Comment tout commence-t-il lorsque vous venez de travailler ? Depuis le bureau. Et il y a généralement des piles de papiers, de la papeterie éparpillée, des tasses, des souvenirs inutiles et de la poussière sur l'ordinateur. Et quel sera l'état interne derrière un tel lieu de travail ? Non assemblé. Vous, bien sûr, ne le penserez pas, mais le subconscient a déjà tout décidé. Quelle que soit la réalité, vous l'êtes aussi. Et la conscience a capté cette pensée, et votre humeur est partie.

Gardez votre bureau bien rangé à tout moment. Commencez votre journée en époussetant, ajustez l'éclairage, écrivez des informations utiles sur des autocollants, lavez votre tasse de café, remplissez votre calendrier - soyez opérationnel. Ces gestes simples dynamiseront le travail qui va suivre.

Le lieu de travail idéal est un outil pour le travail, un éclairage confortable, une papeterie essentielle et un mobilier simple pour le travailleur.

Comment travailler: debout ou assis ? Tu décides. Je pense qu'il vaut mieux s'asseoir, mais il faut absolument faire des pauses: marcher, s'échauffer un peu, prendre l'air, monter 2-3 étages dans les escaliers. Mon horaire de travail: 45 minutes - une tâche sans interruption, une pause de 15 minutes, puis 1 heure de travail continu et 15 minutes de repos. C'est ainsi que la journée de travail est structurée.

N'oubliez pas votre propre casier ou archive, car chaque employé a toujours son propre dossier personnel ou archive papier. Vous pouvez également stocker des objets personnels dans le casier que vous ne souhaitez pas montrer. Chaque étagère et armoire doit remplir sa fonction et ne pas se croiser avec d'autres éléments. Cela rendra plus pratique le travail avec des documents et divers accessoires.

Gestion électronique des documents

Faites des copies de sauvegarde de votre travail, documents, projets, informations de service stockées sur votre ordinateur de travail et envoyez-les au serveur de l'entreprise ou au stockage en nuage.

Combien d'énergie et de nerfs les gens dépensent à cause de la perte d'informations ! L'ordinateur s'est écrasé, s'est bloqué, quelqu'un a accidentellement supprimé des données importantes. Ne répétez pas leur erreur et faites des sauvegardes. Ne laissez pas les circonstances vous contrôler, vous et votre travail.

N'installez pas d'applications inutiles, la plupart des opérations nécessaires sont effectuées dans des progiciels standard. Si vous maîtrisez un certain outil de travail, demandez à la direction ou au service informatique de l'installer, en justifiant l'efficacité de votre travail.

Autre conseil simple: essayez de vous en tenir à une seule chose dans votre espace électronique. Si vous aimez les services Yandex, choisissez-les, si les services Google - travaillez avec eux. Vous connaîtrez toutes les forces et faiblesses des outils, et vous pourrez également installer rapidement votre système dans un nouvel endroit. La course aux programmes frais n'est pas toujours justifiée.

Au poste de travail, créez votre propre hiérarchie électronique simple. Vous devriez retrouver tous vos anciens documents en un rien de temps. Ceci est particulièrement important lorsque vous devez résoudre un problème en urgence et que vous avez oublié où ces informations sont stockées.

Scannez tous les documents les plus importants. De nombreux conflits de travail entre les départements sont survenus à cause de la perte de papier important.

Planification

Avez-vous remarqué que le travail tourne parfois au bordel: un tas de tâches, de conversations, de réunions, de vérification de papiers. Et vous tournez dedans sans fin. Vous semblez travailler, mais c'est difficile d'appeler ça du travail. Derrière tout cela, l'image générale de ce qui se passe n'est pas visible, et c'est l'un des problèmes de la productivité moderne: il y a des actions, les résultats sont là aussi, mais ils ne sont pas très perceptibles dans la routine.

Pour éviter cela, il est nécessaire d'établir un plan de tâches et d'activités pour la journée, la semaine et même pour un mois.

La plupart utilisent des cahiers ou des agendas. Oui, c'est bien, mais le papier est une "mémoire vive", il stocke toute la fluidité, et l'essentiel de l'information se perd dans l'abondance des pages. Un cahier ou un agenda est déjà une façon archaïque de planifier. Dans le journal, vous ne voyez pas l'ensemble des événements, vous ne savez pas quand il est préférable de faire une chose et quand une autre, et vous pouvez également manquer un événement important. Il n'y a aucun moyen d'extraire les données requises et de procéder à une analyse complète. Imaginez combien de pages vous devez parcourir pour rassembler les informations nécessaires.

Il existe désormais de nombreuses applications et services en ligne pour organiser votre temps de travail. Croyez-moi, cela devrait être fait si vous voulez travailler de manière productive quelle que soit la situation et l'humeur. La liste des tâches d'aujourd'hui concerne la gestion efficace des tâches et du temps.

J'utilise le système de planification contextuelle dans l'environnement Outlook de Gleb Arkhangelsky. Ce que j'aime: la simplicité et l'efficacité de l'outil, une application connue, la combinaison de l'agenda, des tâches et de la messagerie dans un même espace d'informations, l'intégration avec les applications bureautiques. Tout employé peut être formé à ce système de planification en peu de temps.

Voici quelques conseils pour organiser votre temps de travail:

• Planifiez de manière flexible, dans le contexte, pas de manière rigide dans le temps.
• Apprenez à comprendre ce qui est important et ce qui ne l'est pas.
• Se séparer facilement des affaires insignifiantes.
• Appréciez la qualité du temps passé, pas le temps lui-même.
• Dites non à vous-même et aux autres si nécessaire.
• Commencez votre journée par des tâches difficiles et désagréables.
• Lorsque vous planifiez des tâches et des projets au travail, fixez-leur des délais.

Une astuce psychologique puissante consiste à rayer une tâche terminée ou à mettre une coche devant celle-ci. Cela vous donnera une énergie intérieure supplémentaire pour obtenir d'excellents résultats. Vous verrez que tout n'est pas vain.

Travailler avec le courrier

Comment organiser le travail avec le courrier ?

Tout d'abord, vous devez régler le temps de fonctionnement avec celui-ci afin de réduire le nombre d'interruptions. Il est préférable de le faire le matin, lorsque les tâches commencent à se former, et l'après-midi, lorsque vous devez vérifier comment vont les choses.

Deuxièmement, vous ne devriez pas répondre tout de suite à des lettres ambiguës. Il faut penser à tout: recours, construction d'une réponse, complément d'information. Essayez de garder la subjectivité aussi faible que possible. Oubliez les réponses rapides, comme tout le monde le faisait sur les réseaux sociaux.

Troisièmement, ne surchargez pas le texte de la lettre avec des informations compréhensibles uniquement par l'expéditeur lui-même. Essayez de répondre brièvement et succinctement, en pesant chaque mot. À notre ère numérique, c'est très important: personne n'est intéressé à patauger dans des inférences uniques.

Et enfin, n'oubliez pas la nétiquette: adresse au destinataire, style d'écriture, informations sur le cas, coordonnées. Apprenez à rédiger une lettre, à analyser ce que vous avez écrit et à postuler.

Outil supplémentaire

Une autre chose qui contribue à rendre votre travail plus efficace est le tableau blanc. Un outil indispensable, surtout lorsque le département réfléchit ou résout un problème grave avec des étapes intermédiaires.

Dans ma carrière professionnelle, le conseil d'administration était un attribut indispensable de l'environnement de travail. Il est également utile en termes d'économie de papier. Vous n'en croirez pas combien de feuilles sont consacrées à expliquer vos idées et solutions.

Grâce à la pensée visuelle (tout le monde l'a), les gens peuvent se regrouper au tableau, expliquer leurs pensées et suggérer les meilleures solutions à un problème. Tout le monde peut tout voir et tout comprendre.

Je voudrais ajouter que la musique m'aide dans mon travail. Cela a un effet positif sur ma productivité, surtout lorsque je dois travailler avec des tâches répétitives sur un ordinateur ou rédiger un gros paquet de documents. En général, il est bon de commencer la matinée avec de la musique positive. Mais vous ne devriez pas l'allumer pour tout le monde, rappelez-vous: vous ne travaillez pas seul, pour quelqu'un la musique ne fera qu'interférer.