Comment faire ce que vous pensiez impossible

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Les secrets de productivité de Scott Hanselman, l'un des programmeurs les plus célèbres de Microsoft.

Scott Hanselman n'est pas seulement l'un des experts Web Microsoft les plus respectés au monde. C'est un grand orateur. Sur son blog, son podcast et ses vidéos, il parle de gadgets, d'informatique et d'efficacité personnelle. Voici ce que Scott Hanselman pense de la productivité.

N'ayez pas peur de faire des erreurs

« Parfois, il est utile de faire une gaffe. N'ayez pas peur de casser les bois », il est même étrange d'entendre ce conseil d'une personne aussi super efficace que Hanselman. Au sommet de sa carrière, il semble être à l'heure pour tout: bloguer et Twitter, enregistrer des podcasts, s'exprimer régulièrement lors de conférences. Ces dernières années, il a co-écrit plus d'une demi-douzaine de livres. Malgré le fait qu'il a une femme et deux enfants.

Comment fait-il? La réponse ne vous intéresse pas seulement. Beaucoup sont perplexes: « Scott, pourquoi une telle activité mouvementée ? Dormez-vous du tout ? Hanselman répond: « Parce que je dois danser ! Chaque fois que je commence à penser que je devrais arrêter, je me souviens de ce meme et de ce garçon inspiré. »

« Moins vous en faites, plus vous pouvez faire. Il s'agit d'une loi d'échelle typique », explique Hanselman. La mise à l'échelle change vos limites en changeant votre approche de la productivité.

Hanselman a révélé ses secrets de productivité lors d'une conférence de 42 minutes. Tous ses conseils, de la règle d'une lettre à la recherche de votre propre Robert Scoble, sont réalisables.

Selon lui, il a simplement adapté les techniques de productivité de David Allen (Getting Things Done), Stephen Covey (""), JD Meier (Getting Results the Agile Way), Francesco Cirillo (technique Pomodoro) et Katie Sierra.

Ce qui suit est un résumé du discours GOTO 2012 de Hanselman et un résumé de sa présentation à Webstock 2014.

Recherchez les panneaux d'avertissement de danger

Il n'a pas toujours été difficile de rester concentré. Internet n'était pas toujours plein de centaines de pages de contenu frais, pas encore lu. Le flux d'informations qui vous distrait n'était pas toujours continu. Hanselman se souvient que lorsqu'il apprenait à programmer, toutes les connaissances dont il avait besoin étaient contenues dans deux livres.

Scott Hanselman

Des exaoctets d'informations sont créés sur Internet, dont la moitié sont des déchets. Les distractions occupent un tiers de la journée. On est débordé, mais on se dit qu'on peut tout gérer, qu'il faut juste travailler tard.

Arrêter! Il s'agit d'un panneau d'avertissement de danger. Si vous vous surprenez à penser que vous devez rester éveillé tard pour rattraper votre emploi du temps, vous avez un problème. Un gros problème, et la solution n'est pas aussi simple que "J'espère avoir nettoyé toutes les tâches de ma liste de choses à faire".

« L'espoir n'est pas un plan », dit Hanselman. "L'espoir attend quand vous suivez le courant."

Comprendre la différence entre productivité et efficacité

Alors, que faites-vous lorsque vous voyez un panneau avertissant d'un danger ? Hanselman a une solution. Mais avant de le révéler, Scott définit et oppose productivité et efficacité.

• La productivité consiste à atteindre un objectif. Il est important de décider quoi faire. La productivité consiste à choisir les bons buts et objectifs, puis à les atteindre.
• L'efficacité consiste à effectuer les tâches de la manière la plus ergonomique et la plus orientée processus.

Scott Hanselman

La productivité consiste à faire ce qu'il faut. L'efficacité, c'est bien faire les choses. En d'autres termes, la productivité signifie choisir une direction, et l'efficacité signifie courir vite dans cette direction.

Lorsque vous comprendrez qu'il s'agit de deux choses différentes, vous comprendrez à quel point ils sont puissants.

Définir ce que signifie le travail

Hanselman se concentre également sur la trinité du concept de « travail » décrit.

1. Un travail prédéterminé est celui qui est planifié à l'avance.
2. Le travail qui se présente est celui qui vous distrait du plan.
3. Le travail défini, c'est quand vous vous asseyez et réfléchissez à ce que vous devez faire.

Selon Hanselman, il faut consacrer plus de temps au troisième point. À quelle fréquence réservez-vous une heure dans votre emploi du temps pour réfléchir soigneusement à ce qu'il faut faire ensuite ? Au lieu de cela, en regardant la liste de tâches, nous paniquons, remodelons la liste de tâches, dans l'espoir de combler les trous. Mais en fait, la liste ne fait que s'allonger à partir de cela.

Prenez le temps de réfléchir à votre prochain travail. Pour les professionnels, cela ne prend en moyenne pas plus d'une heure par jour.

Faire, lancer, déléguer, retarder

Hanselman met en évidence une autre technique Allen de son célèbre Getting Things Done: Do, Drop, Delegate ou Procrastinate.

C'est une excellente solution de messagerie. Effectuez une tâche à partir d'un e-mail si cela prend une minute et a été planifié. Sinon, abandonnez, déléguez ou reportez-le - faites-le plus tard ou déléguez-le à quelqu'un d'autre.

« N'ayez pas peur de briser les bois » ne semble pas naturel. En fait, cette approche permet de mieux se concentrer sur le travail qu'une situation où le poids des responsabilités met en permanence une pression sur le psychisme.

Dire non est difficile. Mais le sentiment de culpabilité associé au mot « oui » est bien pire que l'inconfort d'abandonner. Partout, y compris sur Internet, vous pouvez contrôler et trier vos flux de données.

Pour filtrer les informations et planifier les choses à faire, Hanselman recommande une matrice de gestion du temps.

	Urgent	Non urgent
Important	je Situations critiques. Problèmes urgents. Projets et missions avec échéance.	II Établir des connexions. Recherche de nouvelles opportunités. Planification. Récupération des forces.
Sans importance	III Conversations et appels téléphoniques superflus. Une sorte de correspondance. Quelques rencontres. Affaires courantes.	IV Des petites choses qui font perdre du temps. Correspondance. Appels téléphoniques. Un passe-temps inactif.

Lorsque quelque chose est à la fois urgent et important, par exemple, une femme accouche ou une crise d'appendicite survient, vous devez agir à la vitesse de l'éclair. Si l'affaire n'est pas urgente et sans importance, il vaut mieux ne pas le faire du tout. Et, hélas, nous perdons souvent du temps sur des choses urgentes mais sans importance. Agir en urgence est une mauvaise habitude pour beaucoup d'entre nous.

Comprendre le courrier électronique

Scott Hanselman reçoit des centaines d'e-mails chaque jour et partage son approche de la boîte de réception.

Appliquer la règle d'une lettre

La modification des paramètres pour les lettres entrantes change radicalement l'approche du travail avec le courrier électronique. Créez un dossier pour les lettres dans lesquelles vous êtes dans la copie, et un dossier séparé pour les messages, où vous êtes le seul destinataire. Les lettres qui tombent dans le premier dossier sont a priori sans importance.

Mais que se passe-t-il si le patron vous envoie une copie de la tâche et vous demande ensuite: « Pourquoi n'avez-vous pas terminé ma tâche ? » La réponse est simple: « J'étais dans la copie, je croyais que vous veniez de m'informer. Le patron ne referait plus jamais ça.

En tant qu'architecte communautaire chez Microsoft, Hanselman utilise un autre dossier dans sa boîte aux lettres, External. « Ce sont des gens qui ne travaillent pas pour l'entreprise, mais qui sont importants pour moi. Je réponds à tous leurs e-mails », a expliqué Scott.

Ne vérifiez pas votre courrier le matin ou le soir

C'est simple: vous avez répondu à la lettre le matin, reçu une réponse immédiate, répondu à nouveau… Du coup, la correspondance sur laquelle vous aviez prévu de passer moins d'une heure peut prendre une demi-journée.

Scott Hanselman

Vérifier votre courrier le matin, c'est comme voyager dans le temps. 9h00 - levez-vous, vérifiez votre courrier. Nous nous sommes réveillés - c'est déjà le dîner, il est temps d'aller prendre une collation. Et maintenant, il est déjà 14h30, il est temps de travailler… Comment cela s'est-il passé ? Vous venez d'ouvrir votre client de messagerie dans la matinée.

De plus, en répondant aux e-mails le matin (ou le soir), vous habituez les gens à cette heure. En répondant une fois à un e-mail à 2 heures du matin, vous vous êtes bâti la réputation d'écrire des e-mails à 2 heures du matin et avez signalé votre habitude d'urgence.

Vérifiez votre courrier à midi selon votre routine quotidienne et soyez étonné de tout ce que vous pouvez faire en une journée.

Trouvez votre Robert Scoble

Vous ne devriez pas vérifier votre courrier de temps en temps de peur de manquer quelque chose. « J'ai généralement une boîte de réception vide, mais quand je suis en vacances, il peut y avoir 500 e-mails », explique Hanselman.

Souvent, lors de conférences, vous pouvez voir des orateurs qui, ayant à peine terminé leur discours, sont plus susceptibles de courir vers leur ordinateur portable pour consulter leur compte de messagerie. On a l'impression que leur travail consiste à effacer les lettres à temps.

Pour éradiquer cette habitude, Hanselman conseille d'utiliser des agrégateurs dits de confiance. Ce sont des collègues qui sont toujours au courant de l'état actuel des choses. Chez Microsoft, c'était Robert Scoble.

Scott Hanselman

Je suis abonné à des milliers de blogs. Mais pourquoi? Qui est le meilleur lecteur de blog au monde ? Robert Scoble ! Pour ma part, j'ai décidé: je ne suis pas Scoble, lire autant de blogs n'est pas naturel. Et tu sais ce que j'ai fait ? J'ai commencé à lire son blog. Sur les milliers de blogs que j'ai suivis, j'en ai laissé cinq, qui me servent d'agrégateur d'actualités. C'est la même chose que de regarder tous les journaux télévisés pendant la journée ou simplement de regarder le programme final le soir.

Trouvez votre « agrégateur de confiance » dans l'entreprise. Pour ce faire, demandez-vous simplement quelle est la personne qui est toujours au courant de ce qui se passe et qui le partagera volontiers avec vous ?

Restez dans le courant

Peu importe ce qui se passe dans le monde et dans votre vie, vous le saurez certainement. Si le 11 septembre prochain a lieu, vous en serez informé.

Par conséquent, essayez comme dans un cocon. Ne laissez pas votre attention vagabonder en appuyant tout le temps sur Alt + Tab dans Gmail.

Enregistrer les frappes

Suivant l'exemple du journaliste et évangéliste de Microsoft John Adella, Hanselman appelle à « économiser les touches du clavier ». L'exemple suivant expliquera ce que cela signifie.

Scott Hanselman

Si Brian m'envoie une lettre avec une question vraiment intéressante sur ASP. NET, et que je réponds longuement et inspiré (cinq paragraphes avec des exemples de code, etc.), alors je ne lui donne pas seulement une réponse écrite détaillée qui résout son problème, je lui donne 10 mille leurs frappes. Mais la vie est courte, le nombre de ces clics est limité - je ne les récupérerai jamais, je les ai juste donnés à Brian. En même temps, je ne sais même pas s'il lira mon message. Comment être alors ? Comment ne pas dépenser, mais multiplier vos frappes ? J'écris un article de blog et j'envoie le lien à Brian. Ensuite, mes clics se multiplieront même après ma mort - chaque fois que quelqu'un consultera ma page de blog.

Écrivez des lettres courtes: trois à quatre phrases. Tout ce qui est plus long devrait être sur un blog, Wikipedia, une FAQ, une base de connaissances ou tout autre document. Le courrier électronique n'est pas un endroit pour stocker des connaissances; vos frappes y meurent.

Comprendre la boîte de réception dans votre vie

Trier signifie séparer, tamiser ou abattre quelque chose.

Un flux continu d'informations va non seulement à votre courrier électronique, mais également à la boîte de réception conditionnelle de votre vie. Notifications sur les messages sur les réseaux sociaux, sur la sortie d'un nouvel épisode de votre série télévisée préférée, etc. - nous consacrons du temps à tous ces petits événements. Cela signifie qu'ils doivent également être triés.

Hanselman propose une analogie quelque peu terrifiante: il y a eu une urgence sur le parking, de nombreuses personnes ont été blessées. Nous devons agir ! Votre travail consiste à mettre une étiquette sur le doigt de chacun: mort ou vivant et comment ils doivent être traités. Avec l'Inbox, nous sommes toujours humains dans nos vies: nous mettons des pansements sur un patient atteint de cancer, alors que quelqu'un d'autre est sur le point de perdre un bras. Nous faisons des choses qui font perdre du temps mais n'ont aucune valeur.

Triez les flux d'informations bruit (Twitter, Facebook, email, SMS, messageries instantanées, etc.) en fonction de la valeur. Si quelque chose peut être jeté en toute sécurité, faites-le.

Se débarrasser du stress mental inutile

Imaginez-vous vous abonner à Netflix, heureux de pouvoir regarder la deuxième saison de House of Cards quand vous le souhaitez. Par exemple, ce soir, après avoir mis les enfants au lit.

La vérité est que lorsque vous vous êtes inscrit, vous avez abandonné un comportement proactif. Vous ne décidez plus quoi et quand faire. Les push et abonnements divers vous soumettent à des circonstances extérieures et vous obligent à effectuer des tâches de l'extérieur. Y a-t-il un nouvel épisode ? Vous devez surveiller - ne faites pas disparaître le même abonnement !

Tout cela met la pression sur le psychisme. Vous portez un fardeau mental inutile qui obstrue votre esprit et interfère avec la productivité.

Laissez vendredi pour réfléchir

En pensant aux choses à venir, posez-vous toujours la question: quelles sont les trois choses que je peux faire aujourd'hui, lesquelles cette semaine et lesquelles cette année ? C'est ce qu'on appelle la règle de trois. Hanselman l'a obtenu de son collègue directeur de programme Microsoft Jay Dee Meier.

Écrivez trois tâches pour aujourd'hui, pour la semaine et pour l'année.

Lundi, au début d'une nouvelle semaine, vous aurez une idée précise des jours à venir. Le vendredi, vous devriez vous arrêter, regarder en arrière la semaine de travail passée et réfléchir. Posez-vous la question: « Est-ce une semaine réussie ? Aurais-je pu faire quelque chose différemment ? Que puis-je changer ? Il est important de terminer chaque journée sans se sentir coupable du temps perdu.

Essayez la technique Pomodoro

Cette technique de gestion du temps a été proposée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980. Le but est de se concentrer sur la tâche pendant 25 minutes, puis de faire une courte pause.

Hanselman recommande cette technique. En même temps, il conseille de suivre toutes les distractions qui se sont produites pour vous en 25 minutes. Notez dans votre cahier lorsque vous pensez à un étranger (distraction interne) ou à quelqu'un, comme un collègue, qui vous a distrait (facteurs externes).

Vous aurez d'abord environ six distractions, puis une, puis elles disparaîtront. De ce fait, vous mesurerez votre productivité par le nombre de « tomates » réalisées par jour.

Comprenez qu'être occupé est une forme de paresse

Timothée Ferriss

Être occupé est une forme de paresse, de pensée paresseuse et de promiscuité.

Occupé, productif. Certaines personnes folles et occupées seront surprises, mais être créatif et créer quelque chose est le contraire de simplement traîner.

Hanselman donne l'exemple suivant: une personne « tweete » activement - semble être très occupée, puis disparaît pendant un mois lorsqu'un projet vraiment important apparaît. Lorsque vous êtes occupé, il n'y a tout simplement pas de temps pour Twitter et autres bêtises.

Tenez-le pour acquis: le multitâche est un mythe

Selon Hanselman, le nombre optimal de tâches à la fois est un. Si vous pensez pouvoir gérer plusieurs tâches en même temps, vous vous trompez.

- il s'agit simplement de basculer entre les tâches, nécessitant un changement de contextes. Expliquons-nous avec un exemple. Avez-vous déjà eu ça: vous travaillez sur quelque chose et soudain le téléphone sonne ? Vous êtes en colère. C'est votre père, mais vous êtes toujours en colère, car il vous appelle au travail à trois heures de l'après-midi, alors que vous êtes pleinement concentré. Vous décrochez le téléphone et dites quelque chose comme « Désolé, mais il semble que je travaille ici… » Ensuite, vous êtes triste pendant encore 10 à 15 minutes. Ensuite, vous devez retourner au travail: « Alors, qu'est-ce que je pensais là ? »

La commutation de contexte ne fonctionne pas. Cependant, le multitâche est acceptable. Choses que vous pouvez faire en même temps:

1. Marchez et mâchez de la gomme.
2. Entraînez-vous et écoutez des podcasts.
3. Conduisez et écoutez la messagerie vocale.
4. Aller au travail et lire (dans les transports en commun).
5. Conduisez au travail et réfléchissez.
6. Faites bon usage des temps d'arrêt.

Se débarrasser du bruit mental

Christophe Hawkins

Si quelque chose ne m'aide pas à gagner de l'argent, n'améliore pas ma vie d'une manière ou d'une autre, c'est un bruit mental qui doit être supprimé.

Hanselman conseille de changer la première partie de cette citation de Christopher Hawkins."Si cela ne m'aide pas à développer mon entreprise (rembourser mon hypothèque, passer du temps avec ma famille - remplacer ce qui est votre objectif principal), c'est du bruit mental."

Pour Scott, cette priorité est la famille: « Tout ce que je fais, chaque décision que je prends, c'est pour rentrer rapidement à la maison auprès des enfants.

Devoirs

Le discours de Hanselman se termine par le devoir suivant:

1. Triez vos flux d'informations.
2. Planifiez des sprints de travail.
3. Éliminez les distractions.
4. Considérez: en travaillant avec votre boîte de réception personnelle, êtes-vous efficace ou productif ?
5. Considérez votre liste d'outils personnels.

Notez que Hanselman n'a pas dit un mot sur Evernote ou d'autres systèmes. « Vous pouvez passer plus de temps à lire des livres sur la productivité et à créer un système, même si tout ce dont vous avez besoin est peut-être une liste de tâches. » Peut-être avez-vous simplement besoin de comprendre la différence entre le moment où vous êtes «occupé» et le moment où vous effectuez le travail souhaité.