Comment éviter que les lettres ne vous submergent

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Il existe deux catégories de personnes. Certains ont un ordre complet dans tout: les lettres sont triées, les icônes sur le bureau sont organisées. D'autres ne peuvent ouvrir leur boîte aux lettres sans crainte, car il y a toute une vague de lettres non lues, qui se multiplient chaque jour. Ils sont cependant faciles à gérer.

Une simple analyse des lettres ne corrigera pas la situation si la boîte aux lettres ressemble à un placard débordant, dont vous ouvrez la porte les yeux fermés pour que rien ne tombe. Vous devez changer votre approche du travail avec le courrier. Vous pouvez alors passer plus efficacement le temps qui est habituellement consacré à un flux infini de nouveaux messages - sur des tâches plus importantes.

Pour décoller, posez-vous d'abord deux questions:

1. Pourquoi recevez-vous beaucoup d'e-mails ?
2. Qu'est-ce qui vous empêche de les démonter rapidement ?

En fonction de vos réponses, résolvez le problème et utilisez quelques conseils utiles en cours de route.

Prendre des décisions

Un blocage dans votre boîte aux lettres peut indiquer un problème de prise de décision. Beaucoup de gens refusent tout simplement de prendre leurs responsabilités. Ils remettent à plus tard les questions auxquelles il faut répondre afin de tout résoudre dans une atmosphère plus détendue. Ou ils trouvent d'autres excuses pour eux-mêmes, simplement pour ne pas envoyer de lettre de réponse maintenant.

Afin de ne pas commencer chaque e-mail par des excuses pour avoir répondu en retard, que la lettre s'est perdue parmi d'autres ou s'est retrouvée dans le spam (et en fait elle est restée un reproche silencieux dans la boîte de réception, attendant patiemment le moment où vous ouvrirez encore une fois), travaillez sur vous-même: prenez des décisions.

Faites-en une règle d'ouvrir une lettre, faites immédiatement ce qu'elle exige de vous et écrivez immédiatement une réponse. Et ne cliquez pas sur la croix tant que le courrier n'est pas envoyé.

Se débarrasser des excès

Vous pouvez facilement vous épargner de recevoir certaines lettres:

1. Désabonnez-vous des envois inutiles auxquels vous ne prêtez plus attention depuis longtemps. C'est l'affaire de quelques secondes et de quelques clics: les lettres non lues contenant du matériel publicitaire ne s'accumuleront plus dans la boîte aux lettres.
2. Désactivez les notifications des réseaux sociaux et de divers services Web.
3. Redirigez les lettres que vous recevez vers le courrier personnel des clients vers une autre boîte aux lettres, en indiquant l'adresse sur le site Web de votre entreprise. Une autre solution consiste à créer un formulaire de commentaires distinct.

En un mot, faire tout son possible pour que le courrier ne devienne pas un trou noir qui aspire tout indistinctement: à la fois nécessaire et inutile.

Personnaliser les filtres

Si vous avez besoin de newsletters pour découvrir les meilleurs matériaux de vos médias préférés ou de remises dans les magasins en ligne, vous pouvez les laisser. Mais supprimez du dossier avec la boîte de réception en direct à l'aide de filtres. Le service de messagerie, en les utilisant, enverra lui-même les lettres aux dossiers nécessaires.

La base de filtrage peut être l'adresse de l'expéditeur ou, par exemple, les mots-clés contenus dans le corps du message. Tout dépend du type de lettres que vous souhaitez supprimer du dossier de courrier principal.

Trouver un autre gestionnaire de tâches

La boîte aux lettres ne doit pas remplacer votre liste de tâches classique de notebook ou votre application de planification. Dès que vous recevez une lettre, et avec elle un nouveau cas, transférez-la du courrier vers votre liste de tâches.

Dicter les réponses

Si les réponses sont difficiles pour vous parce que vous n'aimez pas le processus d'écriture des lettres, allez dans l'autre sens. Essayez d'utiliser la fonction de dictée: la technique enregistrera toute seule ce que vous voulez dire. Et pour les personnes les moins conservatrices de votre liste de contacts, vous pouvez même répondre à l'aide de vidéos jointes à la lettre.

Ouvrir le courrier dans les délais

Les conseils ne sont pas pertinents pour tout le monde, car vous devez souvent être en contact 24h/24 et 7j/7. Cependant, il peut encore être utile à certains.

Prévoyez des délais pour l'envoi au cours de la journée. Répondez ensuite à toutes les lettres qui vous sont parvenues pendant votre absence en une seule fois.

Ne transformez pas le courrier en cahier

Numéros de téléphone, mots de passe, adresses - tout cela ne doit pas être stocké dans les entrailles de la boîte aux lettres, mais être à portée de main: dans un cahier, dans la liste de contacts d'un smartphone, sur des autocollants collés sur le lieu de travail. Transférez les informations nécessaires du courrier là où il vous sera plus facile de les retrouver: il n'est toujours pas très pratique d'utiliser la recherche par lettres tout le temps.

Aussi, ne vous envoyez pas de lettres de notes. Beaucoup de gens le font en écrivant dans le courrier des informations dont il faut se souvenir. Ajoutez des images aux pièces jointes que vous souhaitez enregistrer. Ils accumulent des lettres par la poste avec des liens vers des articles que vous souhaitez lire plus tard, le moment venu.

En conséquence, il y a tellement de telles lettres qu'elles perdent leur sens. Ils ne reviennent jamais vers eux, car ils descendent dans la liste - et sont vite oubliés.

Utilisez Tumblr ou Pinterest pour stocker de belles photos et écrire des notes dans des applications spéciales.

En suivant ces règles, vous pourrez maintenir l'ordre dans votre boîte aux lettres et optimiser le temps passé à travailler avec le courrier.