15 astuces de Google Agenda pour en tirer pleinement parti

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Appliquez des raccourcis clavier, ajoutez des lieux de réunion et masquez les événements privés.

1. Créez des calendriers séparés pour différents besoins

Par défaut, Google ne vous fournit qu'un seul calendrier, qui stocke tous vos événements. Si vous l'utilisez activement, les tâches de travail et les réunions, les tâches ménagères et les événements personnels se mélangeront et se transformeront en un véritable dépotoir.

Par conséquent, il est préférable de créer plusieurs calendriers pour différents types d'événements. Pour ce faire, cliquez sur l'icône d'engrenage en haut et accédez aux paramètres. Là, sélectionnez l'option "Ajouter un calendrier" → "Créer un calendrier". Donnez un titre et, le cas échéant, une description. De cette façon, vous pouvez garder le travail à faire dans un calendrier, votre programme d'entraînement dans un autre, les anniversaires dans un troisième, et ainsi de suite.

2. Abonnez-vous aux agendas de vos collègues

Parfois, nous devons garder une trace de ce que font nos amis ou collègues. S'ils utilisent Google Agenda, vous pouvez ajouter leurs agendas à vous-même et suivre les événements qui y apparaissent.

Dans la barre latérale de gauche, recherchez la ligne qui dit « Rechercher des personnes ». Entrez le nom ou l'adresse e-mail de votre ami ici. Dans la fenêtre contextuelle qui apparaît, cliquez sur « Demander un accès » et la personne recevra un message lui demandant de lui permettre de consulter son calendrier. Lorsqu'il confirmera votre accès, les événements qu'il a créés seront affichés dans votre section « Autres calendriers ».

3. Choisissez une heure pour la réunion qui convient à tout le monde

Vous avez besoin d'organiser une réunion entre collègues ou entre amis, mais vous ne trouvez pas un moment où tout le monde sera libre ? Au lieu d'envoyer des invitations, utilisez la fonction "Trouver l'heure".

Créez un nouvel événement et cliquez sur le bouton "Plus d'options". Sur la page qui s'ouvre, sélectionnez l'onglet "Rechercher l'heure". Dans la zone Ajouter des invités à droite, entrez les noms des personnes que vous souhaitez inviter - Google vous permet d'ajouter jusqu'à 20 personnes. Leurs événements apparaîtront devant vous. Si quelqu'un a quelque chose de prévu, il sera marqué comme " Occupé ". Il ne reste plus qu'à trouver un moment pour la rencontre où chacun est libre.

4. Masquer les événements privés

Disons que vous devez tenir une réunion confidentielle. Et vous ne voulez pas que tout le bureau voie où vous allez. Pour ce faire, vous devez marquer la réunion comme "Personnelle". Ensuite, seuls ceux que vous avez autorisés à modifier (et pas seulement à afficher) votre calendrier verront des informations à ce sujet.

Créez un événement et allez dans "Plus d'options". Cliquez sur le bouton "Paramètres de confidentialité par défaut" et sélectionnez l'option "Privé". C'est tout, maintenant les étrangers ne verront pas où, avec qui et à quelle heure vous vous réunissez. Si votre calendrier est ouvert aux autres, lors d'un événement privé, il affichera simplement la marque "Occupé", sans détails.

5. Ajouter des visioconférences

Au lieu de diffuser votre connexion Skype ou Google Hangouts à tous vos collègues, vous pouvez insérer le lien de la visioconférence directement dans votre événement de calendrier. Pour cela, lors de la création d'un événement dans les "Autres paramètres" cliquez sur le bouton "Ajouter une visioconférence". À l'heure de la réunion, les invités seront invités à appeler Google Hangouts.

6. Joindre des pièces jointes

Souvent, lors de réunions ou de conférences, vous avez besoin d'accéder à un document pour l'étude duquel tout le monde s'est réuni. Google Agenda vous permet de joindre des fichiers et des documents directement à l'événement. De cette façon, tous les participants invités auront un accès facile et rapide à eux.

Sélectionnez l'événement souhaité et cliquez sur le bouton avec l'icône en forme de crayon pour le modifier. Dans l'élément "Description", cliquez sur l'icône en forme de trombone et téléchargez tous les fichiers nécessaires. Ils peuvent être extraits de votre ordinateur ou ajoutés à partir du cloud Google Drive.

7. Allumez l'horloge mondiale

La fonction Horloge mondiale de Google Agenda est très utile si vous travaillez avec des travailleurs à distance du monde entier. Avec son aide, vous pouvez facilement savoir de quelle heure ils disposent, directement depuis l'interface.

Ouvrez "Paramètres" en cliquant sur l'élément approprié dans le menu avec un engrenage en haut. Trouvez "World Clock" sur le côté. Activez l'option Afficher l'horloge mondiale, puis ajoutez les villes où vivent vos collègues. Et leur heure locale sera affichée dans la barre latérale.

8. Notifier les invités par e-mail

Parfois, vous devez informer les personnes invitées à une réunion de faire quelque chose - par exemple, apporter leurs ordinateurs portables avec elles ou lire certains documents à l'avance. Vous pouvez, en principe, écrire à ce sujet dans les commentaires de l'événement, mais il est plus fiable d'attirer l'attention des gens par e-mail.

Pour ce faire, ouvrez l'événement à venir et cliquez sur l'icône de l'enveloppe. Et vous serez invité à rédiger un message qui sera envoyé à tous les participants invités.

9. Ajouter des points de rendez-vous spécifiques

L'avantage des événements prévus dans le "Google Calendar" est que vous pouvez y attacher des liens vers "Google Maps". Ainsi, vous n'avez pas besoin d'appeler ou d'écrire aux participants à la réunion pour leur expliquer longuement et fastidieusement comment vous y rendre.

Accédez aux options de réunion et recherchez le champ « Où ». Entrez l'adresse ici et Google la trouvera. Désormais, lorsque l'invité ouvre l'événement, il peut cliquer sur l'adresse et voir le lieu de rendez-vous sur la carte.

10. Ajoutez des calendriers intéressants

Google vous permet de vous abonner à des calendriers dits intéressants. Vous pouvez y voir, par exemple, le calendrier des vacances dans votre région, les événements du monde du sport ou les phases de la lune.

Recherchez la section « Autres calendriers » dans le volet de gauche et cliquez sur le signe « + ». Dans le menu qui s'ouvre, sélectionnez Calendriers intéressants. Cochez les cases auxquelles vous souhaitez vous abonner et elles apparaîtront dans votre planning.

11. Partagez vos calendriers

Si nécessaire, vous pouvez faire en sorte que d'autres utilisateurs puissent consulter (ou même modifier) vos calendriers. Ceci est utile si vous gérez une équipe de collègues et souhaitez qu'ils soient au courant de tous les événements à venir. Ou vous êtes étudiant et avez créé un horaire de cours pour vos camarades de classe.

Survolez le calendrier souhaité dans le volet de gauche et cliquez sur les points de suspension. Sélectionnez Paramètres et partage. Dans le menu qui s'ouvre, dans la section "Autorisations d'accès", vous pouvez rendre le calendrier public (pour tous les internautes), ajouter des connaissances individuelles (pour cela, vous avez besoin de leur adresse e-mail), ou copier le lien vers le calendrier, qui devrait alors être envoyé de n'importe quelle manière convenable.

12. Utilisez des raccourcis clavier

L'utilisation du clavier peut être plus rapide et plus efficace que le déplacement du curseur de la souris. Google Calendar a une bonne quantité de raccourcis clavier, dont une liste complète peut être trouvée. Voici quelques-uns des plus utiles:

• c - créer un nouvel événement.
• Retour arrière ou Effacer - supprimer l'événement.
• / - allez dans la barre de recherche.
• Chiffres de 1 à 6 - changer la vue du calendrier: jour, semaine, mois, année, agenda.
• t - aller à aujourd'hui.
• k ou p - faites défiler le calendrier jusqu'à la plage de dates précédente. Autrement dit, si vous avez un calendrier en vue mensuelle, il défilera jusqu'au mois précédent. Si en mode jour - le jour précédent et ainsi de suite.
• j ou - faites défiler le calendrier jusqu'à la plage de dates suivante.

13. Faites glisser et déposez les événements

Si vous avez créé un événement, mais que vous avez manqué le jour ou l'heure de la journée, il n'est pas nécessaire d'accéder aux paramètres de l'événement et de saisir les chiffres manuellement. Saisissez l'événement et faites-le glisser vers le jour ou l'heure souhaités - ce sera plus rapide de cette façon.

14. Utiliser les tâches Google

Google Tasks est un gestionnaire de tâches simple intégré directement dans Google Calendar. Pour les ouvrir, cliquez sur l'icône bleue dans le panneau de droite et vous verrez une liste de vos tâches. Il n'y a pas autant de fonctionnalités que certaines Wunderlist, mais les tâches Google sont toujours sous vos yeux.

Vous pouvez ajouter de nouveaux cas, les modifier, leur attribuer une date d'échéance et une fréquence de répétition via le panneau de l'interface Web ou via Google.

15. Annuler les actions inutiles

Enfin, une petite astuce. Disons que vous avez créé un événement, que vous lui avez fourni une description avec diligence, que vous y avez joint un tas de fichiers, que vous l'avez coordonné avec tous vos collègues, puis que vous l'avez supprimé par inadvertance.

Calmer! Vous n'avez pas à le recréer. Appuyez simplement sur la combinaison de touches Ctrl + Z, et l'événement supprimé sera restauré. De cette façon, vous pouvez annuler toute activité de calendrier par inadvertance. C'est un peu obscur car l'interface n'a pas de bouton "Annuler", mais c'est très utile.