Comment nettoyer Google Docs

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Nous ratissons d'innombrables "Nouveaux dossiers" et nous nous débarrassons des documents aux noms incompréhensibles.

Si vous travaillez beaucoup avec Google Docs ou Google Docs, vous avez probablement été confronté au problème du trop grand nombre de fichiers et la page principale du service se transforme en un grenier encombré. Lifehacker explique comment créer de l'ordre à partir du chaos.

Utiliser des outils de tri intégrés

Google Docs dispose de plusieurs outils de tri intégrés pour vous aider à trouver rapidement les fichiers que vous souhaitez. Pour ce faire, sélectionnez simplement l'option appropriée en cliquant sur l'un des symboles dans la partie supérieure droite de l'écran principal.

1. Par format d'affichage

Le service vous permet de personnaliser la manière préférée d'afficher les fichiers: une liste ou une grille. Pour cela, il suffit de cliquer sur l'icône correspondante.

2. Par date ou titre

Vous pouvez facilement trier les documents par date de visualisation, date des modifications apportées par vous ou par tous les utilisateurs, ainsi que par titre.

3. Par propriétaire

Google Docs permet à plusieurs utilisateurs de travailler sur des documents à la fois, c'est pourquoi ce service est si pratique. Si vous ne créez pas seulement des documents, mais travaillez également avec des étrangers ou travaillez collectivement, le tri par le propriétaire (créateur) du document vous aidera. Pour l'utiliser, cliquez simplement sur l'élément approprié sur l'écran principal et sélectionnez l'option appropriée.

4. Dans la mesure du possible, accès

Pour afficher tous les fichiers créés par d'autres utilisateurs et disponibles pour vous, cliquez sur l'icône du dossier dans le coin supérieur droit de l'écran principal et sélectionnez « Disponible ».

Organisez-vous sur Google Drive

Tous les fichiers de Google Docs (ainsi que Sheets et Slides) sont disponibles sur Google Drive. Par conséquent, dans une large mesure, la commande dans le Disque est une condition de la commande dans les Documents. Voici ce que vous pouvez faire pour faire face au chaos.

1. Trier les documents dans des dossiers

Vous pouvez facilement créer des dossiers sur Google Drive. Pour ce faire, vous devez cliquer sur le gros bouton "Créer" et sélectionner l'élément "Dossier".

Donnez à vos fichiers et dossiers des noms clairs et spécifiques. D'après les noms "Nouveau dossier", "Sans titre", "1" ou "lvpdlvarp", il n'est pas clair ce qu'il y a à l'intérieur. De plus, ces fichiers et dossiers seront plus difficiles à trouver parmi tant d'autres. Les titres « Rapports de septembre », « Liste des contacts clients à 15h10 » ou « Article sur la biotechnologie » vous aideront à conserver vos dossiers plus efficacement.

Vous pouvez transférer des fichiers vers un dossier en cliquant dessus avec le bouton droit et en sélectionnant l'élément approprié.

Le menu des dossiers peut être ouvert à partir de l'écran d'accueil de Google Docs.

2. Utilisez différentes couleurs et étiquettes de dossier pour les fichiers importants

Par défaut, tous les dossiers de Google Drive sont gris, mais vous pouvez cliquer dessus avec le bouton droit et sélectionner l'une des 24 couleurs dans le menu déroulant.

Vous pouvez également marquer les fichiers nécessaires sur le disque. Cela se fait en cliquant avec le bouton droit et en sélectionnant "Ajouter au marqué".

Vous pouvez visualiser les fichiers marqués directement dans les "Documents".

3. Supprimer inutile

Avec une utilisation intensive des services Google, ils accumulent une énorme quantité de documents inutiles et obsolètes. Vous pouvez les supprimer à la fois dans « Documents » et « Disque » en faisant un clic droit sur le document requis et en sélectionnant « Supprimer ».

Si vous avez accidentellement supprimé un document (Google Docs ne demande pas de confirmation d'une action lors de la suppression), vous pouvez cliquer sur le bouton contextuel "Annuler".

Et si vous l'avez supprimé, mais que vous avez changé d'avis après quelques jours, allez dans la "Corbeille", faites un clic droit sur le fichier souhaité et sélectionnez "Restaurer".

Les fichiers dans la corbeille sont stockés pendant 30 jours, après quoi ils sont automatiquement supprimés.

4. Utilisez Filewatch pour vous débarrasser des choses inutiles

Filewatch peut vous aider à trouver des fichiers auxquels vous avez toujours accès depuis, par exemple, votre ancien lieu de travail: il vous montre avec quelles personnes vous partagez des documents et vous permet de vous en détacher. Le service est également capable de trouver des fichiers devenus disponibles pour un trop grand nombre d'utilisateurs (par exemple, divulgués sur le réseau) afin que vous puissiez modifier les paramètres d'accès.

Filewatch est inclus dans la bibliothèque Google Workspace Marketplace, ce qui signifie qu'il est certifié par Google, afin que vos données sensibles ne tombent pas entre de mauvaises mains. Le service est gratuit.

• Télécharger depuis la bibliothèque Google →
• Télécharger depuis le site Web de Filewatch →