Qu'est-ce qu'une erreur de planification et comment estimer correctement les délais

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Six façons de le faire au travail et dans votre vie de tous les jours.

Qu'est-ce que l'erreur de planification

Au cours des trois dernières années, j'ai peint cinq pièces de ma maison. J'ai commencé par la chambre à coucher et j'ai prévu de m'en occuper en une semaine. Cependant, la touche finale n'a été apportée qu'un mois plus tard.

Pensez-vous qu'ayant commencé la deuxième pièce, j'ai prévu un mois pour la peindre ? Mais non. J'étais sûr: puisque j'avais déjà rempli ma main, alors je finirais certainement d'ici le week-end, maximum - d'ici le suivant. Mais cela m'a encore pris un mois. Comme pour chacune des autres chambres. Outre la cuisine, cela a pris encore plus de temps.

Chaque fois, me préparant à peindre une autre pièce, je m'attendais à ce que dans une semaine ou deux, tout soit prêt. L'expérience m'a dit que je ne le ferais jamais en moins d'un mois. Cependant, il était difficile de renoncer à la confiance que cette fois les choses iraient certainement plus vite.

Cet excès de confiance qui nous fait sous-estimer le temps dont nous avons besoin pour résoudre les problèmes a un nom: l'erreur de planification. Ce concept a été introduit à la fin des années 70 par les psychologues Daniel Kahneman et Amos Tversky.

Les scientifiques ont expliqué que lors de la planification, les gens ignorent souvent leurs expériences passées. Dans mon cas, c'était le fait qu'il me fallait un mois pour peindre la pièce à chaque fois. Habituellement, nous nous concentrons uniquement sur la tâche qui nous attend: cette pièce est petite, ce qui signifie qu'il ne faudra pas longtemps pour la peindre.

Daniel Kahneman en parle en détail dans le livre Think Slow … Decide Fast. Il soutient que les erreurs de planification sont généralement liées à deux choses:

1. Nous ne considérons pas combien de temps il nous a fallu pour accomplir des tâches similaires dans le passé.
2. Nous supposons que nous ne serons pas confrontés à des complications qui causent des retards.

A quoi conduit une mauvaise appréciation du temps ?

Selon le Project Management Institute, un peu plus de la moitié de tous les projets sont achevés dans les délais.

Mais c'est une chose de sous-estimer le temps qu'il faut pour peindre une pièce (cela vous causera juste un petit inconvénient). C'en est une autre de commettre la même erreur dans l'évaluation des tâches et des projets de travail. Ici, les conséquences peuvent être beaucoup plus graves.

Au mieux, cela vous obligera, vous ou votre équipe, à faire des heures supplémentaires. Au pire - à un manque de budget, de petits bénéfices, une insatisfaction envers les patrons et les clients.

Comment évaluer correctement les tâches

Vous devez arrêter de planifier en vous fiant à une seule intuition. Mieux vaut utiliser des techniques spéciales.

1. S'appuyer sur l'expérience précédente

Les psychologues Kahneman et Tversky recommandent: avant de commencer à travailler, vous devez non seulement évaluer ce qui doit être fait, mais également estimer le temps généralement consacré à ces tâches.

Par exemple, vous devez créer une nouvelle fonctionnalité pour une application mobile - découvrez combien de temps votre équipe a passé sur une tâche similaire. Si vous souhaitez rédiger un article de blog de 4 000 mots, recherchez des données sur le nombre d'heures ou de jours que vous avez pris la dernière fois.

Si vous travaillez seul, le moyen le plus simple de collecter ces informations est d'utiliser une application de suivi du temps. Appliquez-le avec différents types de tâches et utilisez plus tard des rapports prêts à l'emploi.

Pour les activités d'équipe, un logiciel de gestion de projet est pratique. La plupart d'entre eux utilisent plusieurs méthodes de collecte de données, par exemple, la prise en compte du temps de travail réel et la construction d'un diagramme de Gantt.

2. Demandez à quelqu'un d'autre d'évaluer votre tâche

En 1994, le journal de l'American Psychological Association "Personality and Social Psychology" a publié les résultats de cinq études menées par Roger Buhler, Dale Griffin et Michael Ross.

Ils ont confirmé que les gens commettent souvent l'erreur de planification décrite par Kahneman et Tversky. Mais quelque chose d'autre est apparu: nous évaluons souvent mal les coûts de nos propres tâches, mais nous pouvons très bien prédire combien de temps cela prendra à quelqu'un d'autre.

Les chercheurs ont demandé aux participants à l'étude de deviner combien de temps il faudrait à une autre personne pour accomplir une certaine tâche. Lorsqu'ils ont répondu, ils ont plus souvent fait référence à l'expérience existante. Et même lorsqu'il n'était pas là, leurs évaluations étaient beaucoup plus rationnelles que les conclusions de ceux qui étaient censés effectuer la tâche.

C'est parce que nous sommes généralement très optimistes quant à nos capacités. Et beaucoup plus objectif quand il s'agit de quelqu'un d'autre. Ainsi, au lieu d'essayer d'évaluer les tâches vous-même, demandez à un ami ou à un collègue de le faire pour vous.

3. Créez une plage horaire et tenez compte de la possibilité de retards

Il y a des choses connues - des choses que nous savons que nous connaissons. Il y a aussi des inconnues connues - des choses que nous savons que nous ne savons pas. Mais il y a encore des inconnues inconnues - ce sont des choses que nous ne connaissons pas, que nous ne connaissons pas.

Donald Rumsfeld homme politique américain

Ce devis est souvent référencé en gestion de projet. Pour expliquer les inconnues inconnues dont parle Rumsfeld, les dirigeants utilisent ce qu'ils appellent un cône d'incertitude. Il est conçu pour afficher la plage de temps qu'une tâche peut nécessiter.

Lorsque vous commencez à travailler sur un projet, vous en savez encore peu. Par conséquent, le temps réel qu'il faut pour le terminer peut varier considérablement de la prévision. Vous pensez que le travail prendra deux jours, mais en réalité cela pourrait prendre huit. Ou juste quelques heures.

Mais au fur et à mesure que le processus progresse, cette plage diminue. Cependant, vous ne pouvez dire exactement combien de temps vous avez besoin à la fin - lorsque le projet est terminé.

Pourtant, le cône d'incertitude permet une estimation plus précise. Si vous ne savez pas grand-chose sur un projet à venir, divisez le temps d'exécution estimé par quatre pour trouver l'extrémité inférieure de la plage, et multipliez par le même pour déterminer la limite supérieure. Le résultat sera, par exemple, de 1 à 16 jours.

Si une plage aussi large ne vous convient pas, utilisez uniquement la limite supérieure pour la comptabilité - alors, vraisemblablement, le travail prendra 16 jours. Ce n'est pas le nombre le plus précis, mais il est probablement plus proche de la réalité que votre prédiction initiale.

4. Évaluez le problème sur trois points

Cette méthode vous aidera à être plus objectif. Pour chaque tâche, vous devez donner une évaluation:

• meilleur scénario;
• pire scénario;
• scénario le plus probable.

Le premier nombre correspondra très probablement à votre prédiction d'origine. L'évaluation du scénario le plus probable peut être basée sur les données empiriques dont vous disposez. Et lorsque vous évaluez le pire, vous devez tenir compte du temps que cela prendra si les choses tournent mal.

Avec trois nombres, calcule la moyenne. Par exemple, si le meilleur scénario est de trois jours, le probable est de cinq jours et le pire est de neuf, ajoutez simplement: 3 + 5 + 9 = 17. Ensuite, divisez ce nombre par trois. Il s'avère en moyenne 5, 67 jours - c'est votre prévision du temps requis.

5. Calculer le taux d'erreur

Steve Pavlina, auteur de Personal Development Course for Smart People, recommande de calculer le coefficient d'erreur dans votre planification. À l'avenir, ce numéro pourra être utilisé pour toutes vos tâches.

Donnez une estimation du temps pour plusieurs tâches que vous devez accomplir dans un proche avenir. Écrivez vos hypothèses. Après avoir terminé le travail, notez combien vous avez dépensé à la fin.

Additionnez toutes les heures programmées ensemble. Faites de même avec le vrai. Divisez maintenant tout le temps réel par l'estimation d'origine - vous obtenez le ratio que vous voulez.

Par exemple, vous estimez qu'il faudra 12 heures pour accomplir plusieurs tâches. Au final, nous en avons dépensé 15. Taux d'erreur: 15/12 = 1,25. Cela signifie que les tâches vous ont pris 25 % de plus que prévu.

Maintenant, multipliez toujours vos estimations initiales par le facteur d'erreur résultant - et elles seront plus précises.

6. Effectuez une évaluation aux moments les plus improductifs de la journée

L'analyste américain et auteur de littérature économique Daniel Pink dans son livre Timehacking. Comment la science nous aide à tout faire à temps » a plongé dans la recherche concernant nos chronotypes - les horloges internes.

Il a étudié comment ils affectent la façon dont nous nous sentons tout au long de la journée. Et j'ai découvert que les chronotypes contrôlent non seulement notre activité physique et mentale, mais déterminent également à quel moment de la journée nous sommes le plus créatifs et à quel moment nous sommes sujets aux pensées positives et négatives.

Pink cite les recherches de Scott Golder et Michael Macy, qui ont analysé l'humeur des gens sur Twitter. Ils ont constaté que les publications des utilisateurs ne sont généralement pas très positives pendant les périodes de faible productivité.

Pour la plupart des gens, cette baisse se produit en milieu de journée, juste après le déjeuner. Selon Golder et Macy, il est peu probable que vous soyez de bonne humeur pendant cette période. Cela peut vous aider à éviter l'excès de confiance et l'optimisme et, par conséquent, à planifier plus efficacement.

Ainsi, l'essence de cette dernière méthode est d'évaluer les tâches alors que la productivité diminue. C'est environ six heures après le réveil. Mais vous pouvez simplement attendre que la sensation de dispersion et de fatigue vienne.

Sur la base des résultats du travail, vérifiez si vous vous êtes rapproché de la réalité en planifiant votre temps de cette manière.

La compréhension même de l'erreur de planification vous aidera à évaluer correctement les tâches. Vous ne pourrez peut-être pas contrôler votre tendance à surestimer vos propres capacités. Mais si vous réalisez à quel point l'optimisme excessif affecte, et essayez de réduire cette influence, alors vous deviendrez beaucoup mieux à gérer votre temps.