Fonctionnalités de Microsoft Word que vous voudrez appliquer dans votre travail

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Il s'avère que les gens travaillent dans Word depuis des années, mais ne connaissent pas ses fonctionnalités de base ou ne suivent pas les innovations. Il est temps de se rattraper !

Quelques mots sur les raisons pour lesquelles j'ai entrepris de décrire les fonctions pas du tout uniques de Microsoft Word. L'article mûrit lentement dans ma tête. À maintes reprises, j'ai dû décrire les capacités du même éditeur à mes collègues et à mes proches. Leur perspicacité flagrante, surprise par ce qu'ils ont vu, m'a incité à écrire ce matériel. J'espère que vous aussi apprendrez quelque chose de nouveau par vous-même.

Tous les conseils suivants fonctionnent dans Word 2013. Je recommande fortement de passer à cette génération particulière du programme si vous avez reporté la transition pour une raison quelconque.

1. Commencez à taper n'importe où

La fonctionnalité Click-to-Write n'est pas nouvelle, mais tout le monde n'en a pas entendu parler. Souvent, vous devez observer comment une personne clique plusieurs fois sur le bouton "Entrée" pour arriver à la fin de la page et, par exemple, y entrer l'exécuteur de la lettre.

Un double clic de souris peut remplacer une douzaine de frappes.

Déplacez le curseur sur l'emplacement d'impression souhaité et effectuez quelques clics rapides avec la souris. Word lui-même placera de nouvelles lignes, tabulations et empattements pour l'endroit que vous lui avez indiqué. Ceci est clairement visible en regardant les marques de formatage cachées.

2. Traduisez tout de suite

Demandez à votre voisin quel traducteur il préfère, et vous entendrez probablement parler de Google, Yandex, PROMT, mais à peine de Bing. Pour une raison quelconque, le traducteur de marque Microsoft n'est pas très populaire dans notre région. Et en vain, car la qualité de son travail suffit amplement aux besoins quotidiens. Bien sûr, Office fournit une traduction rapide du texte à l'aide de Bing. Je recommande de l'essayer.

Il est fort possible que vous arrêtiez de vous précipiter entre le navigateur et Word, en copiant et en collant sans cesse des phrases.

Il existe plusieurs dizaines de langues et trois méthodes de traduction au choix. Vous pouvez les trouver dans l'onglet "Avis".

3. Utilisez le crénage

Les concepteurs savent bien ce qu'est le crénage et ils l'utilisent souvent pour composer des textes. En termes simples, le crénage est responsable de l'espacement (distance) entre les lettres en fonction de leur forme. La modification de ce paramètre peut réduire ou développer le même mot, phrase ou paragraphe par rapport à l'état standard. J'ai vu comment les gens ont commencé à supprimer une partie du texte, ou, à l'inverse, à « verser de l'eau » juste pour l'insérer dans un certain cadre. Le crénage résout ces problèmes d'une manière plus sophistiquée. Bien sûr, jouer dur avec ça fait mal à l'œil, mais des manipulations mineures peuvent être appropriées.

La modification du crénage sera utile lors de l'utilisation de polices de grande taille, par exemple lors de la préparation des pages de titre de livres, d'articles, de rapports.

Appuyez sur la combinaison Ctrl + D pour faire apparaître la boîte de dialogue "Police", accédez au deuxième onglet "Avancé". C'est ici que vous pouvez jouer avec le crénage. Et un peu plus sur le sujet. Juste en passant, je veux vous présenter un jeu par navigateur intéressant dans lequel vous devez deviner le meilleur crénage pour la lecture. Prendre plaisir!

4. Appliquer du texte masqué

Un document Word vierge peut-il peser des dizaines ou des centaines de mégaoctets ? Oui! Et pour beaucoup, il y a un trouble de l'esprit. Les gens ne voient pas un seul mot devant leurs yeux, mais ils ne peuvent pas comprendre pourquoi le fichier est si volumineux ? Virus maléfiques ou pirates informatiques nuisibles ? Non. Il s'agit d'informations cachées. Ceux-ci peuvent être des graphiques, des images et du texte.

Comme les caractères non imprimables, les données masquées ne sont pas affichées à l'écran ou imprimées, mais elles font toujours partie du document.

Avec le texte masqué, vous pouvez:

• Masquez temporairement les informations confidentielles.
• Laissez des commentaires ou fournissez des réponses aux questions qui ne doivent pas être mélangées avec le texte principal.
• Imprimez plusieurs versions d'un même document en masquant alternativement différentes parties de celui-ci. Dans ce cas, vous n'avez pas à jouer avec plusieurs copies du fichier !

Sélectionnez une partie ou tout le texte, appuyez sur Ctrl + D et cochez l'option "Caché". Le fragment disparaît et devient disponible pour la visualisation uniquement dans l'affichage des caractères non imprimables. Pour plus de clarté, les données cachées sont soulignées par une ligne de points noirs.

5. Utilisez la fonction "Document Inspector" avant d'enregistrer

Old Word ne peut pas ouvrir le fichier ou s'affiche-t-il de manière incorrecte ? Familier à tout le monde et tout le monde! Ce genre de problème autour de moi se produit avec une régularité effrayante, car de nombreuses organisations et personnes travaillent encore dans Office 2003. Par conséquent, avant d'envoyer et/ou d'enregistrer un document, il vaut la peine de vérifier sa compatibilité avec les versions précédentes de Word. Le "Document Inspector" en est responsable.

Il sait également comment effectuer un contrôle de lisibilité pour les personnes handicapées et, surtout, trouver des propriétés et des données cachées dans un document.

Par exemple, la fonction détecte la présence de macros, de documents intégrés, de contenu invisible et d'autres éléments de fichier potentiellement problématiques.

6. Modifier le PDF

L'abondance des options n'est pas toujours bénéfique. Travailler avec PDF en est un excellent exemple. Parfois, les gens se perdent déjà au moment de choisir l'outil avec lequel ils veulent traiter le fichier PDF. Voici le classique Adobe Reader, et l'alternative Foxit Reader, et tout navigateur plus ou moins moderne, et bien d'autres services en ligne. Cependant, l'une des méthodes les plus efficaces réside à la surface - c'est le héros de notre article.

Word 2013 s'ouvre non seulement, mais permet également de modifier le contenu d'un document PDF.

L'éditeur convertit le texte, les tableaux, les listes, les graphiques et d'autres éléments dans un fichier DOCX, en préservant la mise en forme de l'original aussi précisément que possible. Il convient de noter qu'il s'avère très, très digne. Vous pouvez également ajouter des fichiers PDF à un document Word en tant qu'objet intégrable. Dans ce cas, seule la première page du PDF ou l'icône du lien de fichier sera affichée.

7. Insérer une vidéo

Ce n'est un secret pour personne que la visualisation à long terme d'un texte sec réduit rapidement l'attention et entraîne une perte d'intérêt pour le lecteur. Par conséquent, presque tous les étudiants, conférenciers et employés de bureau diluent les lignes avec des diagrammes, des tableaux, des graphiques et d'autres astuces visuelles. Cependant, seuls quelques-uns adoptent un outil beaucoup plus puissant - la vidéo.

Word peut intégrer des vidéos de recherche Bing dans un document, ajouter des vidéos YouTube et intégrer des codes de divers sites Web.

Et ne vous inquiétez pas de la taille finale du fichier. Le document n'enregistre pas la vidéo elle-même, mais ne fait que son lien sous une forme visuelle. Bien sûr, une connexion Internet est nécessaire pour visualiser.

8. Travaillez ensemble sur le document et commentez les modifications

Rappelez-vous les mots du classique: « Ce qu'on ne fait pas - nous le ferons ensemble » ? Ils sont pertinents à ce jour. Mais tout le monde ne comprend pas comment organiser correctement le travail en commun. Malheureusement, il est toujours possible de voir comment une personne met en évidence un morceau de texte avec n'importe quelle couleur, après cela, entre parenthèses, il ajoute sa révision ou ses objections et renvoie le document. À de tels moments, une contraction nerveuse de la paupière commence. La dernière édition de Word vous permet d'annoter et de modifier confortablement un fichier public. Cela devrait être utilisé!

Word 2013 permet de répondre aux commentaires des autres, ce qui fait de l'éditeur un excellent outil de discussion en groupe.

Passez quelques minutes à explorer l'onglet Révision, partagez vos nouvelles compétences avec vos pairs et vous ressentirez la facilité de travailler ensemble.

9. Simplifiez votre travail avec les tableaux

Laissez-moi deviner, insérez-vous toujours des lignes et des colonnes de tableau en cliquant avec le bouton droit et en naviguant jusqu'à l'élément de menu correspondant ? C'est beaucoup plus facile !

Placez votre curseur juste au-dessus/en dessous (gauche/droite) à l'endroit où vous prévoyez d'ajouter une ligne ou une colonne. Word proposera rapidement d'agrandir le tableau.

Soit dit en passant, la dernière version de l'éditeur a plusieurs nouvelles fonctions pour la conception de tables. Mettez à jour vos connaissances.

10. Combinez des parties du document en blocs

Pour être honnête, certains employés sont prêts à tourner plus de 100 pages d'un document juste pour tuer le temps. Si vous souhaitez naviguer rapidement dans des fichiers volumineux, vous devez maîtriser plusieurs raccourcis clavier pour une navigation ultra-rapide ou structurer correctement vos travaux.

L'utilisation de titres de différents niveaux vous permet de réduire les éléments du document sur lesquels vous ne travaillez pas actuellement.

Placez le curseur à côté de l'en-tête et le programme vous demandera de réduire le contenu du bloc. Ainsi, même les œuvres les plus énormes peuvent tenir en quelques pages seulement.

Vous n'avez rien trouvé d'intéressant ? Juste au cas où, lisez l'article de Lifehacker sur 20 mots secrets pour vous aider à rendre votre travail plus facile. Ou donnez votre avis dans les commentaires.