15 puces Google Docs dont vous pourriez avoir besoin

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Signez des fichiers, comparez les versions et travaillez directement avec Google Drive.

1. Comparez les documents

Cette astuce est pratique si vous avez deux versions du même fichier, mais que vous ne savez pas laquelle est la plus récente. Pour le savoir, cliquez sur Outils → Comparer des documents et sélectionnez un objet à comparer. Vous verrez toutes les différences entre vos deux fichiers.

2. Renommer des versions de document

Il y a souvent tellement de révisions d'un même document qu'il est temps de s'y perdre. Cliquez sur "Fichier" → "Historique des versions" → "Spécifiez le nom de la version actuelle." Ou en mode visualisation, mettez en surbrillance celle que vous souhaitez, cliquez sur les points de suspension et sélectionnez "Spécifier le nom de la version". Maintenant, vous pouvez facilement le trouver parmi tous les autres.

3. Saisie vocale

Si vous le souhaitez, le texte peut être dicté. Pour ce faire, cliquez sur "Outils" → "Saisie vocale" ou appuyez sur Ctrl + Maj + S. Les mots "virgule", "point" et autres insèrent les signes de ponctuation correspondants. Notez cependant que cette fonctionnalité n'est disponible que dans Chrome.

De plus, il est très pratique de reconnaître les enregistrements audio à l'aide de la saisie vocale - par exemple, des interviews. Activez simplement la lecture et la saisie vocale en même temps, et le service affichera la plupart du texte tout seul.

4. Insérer des images via des liens

Cliquez sur "Insérer" → "Image" → "Coller l'URL", entrez-y un lien vers une image sur Internet, et elle sera chargée dans votre document. Vous n'avez donc pas besoin de le télécharger puis de l'insérer manuellement.

5. Créez des signets

Disons que vous avez créé un long document que vous souhaitez montrer à vos collègues. Cependant, il ne leur sera pas très pratique de faire défiler pour trouver les endroits qu'ils souhaitent. Voici comment y remédier: Cliquez sur Insérer → Signet. Une case à cocher bleue et un menu contextuel intitulé « Lien » apparaissent sur la page.

Lorsque vous cliquez dessus, le même endroit dans le document s'ouvrira. Si vous copiez le lien et l'envoyez à quelqu'un, vous n'aurez pas à expliquer longuement et confusément quelle page ou ligne rechercher.

6. Installation de notes de bas de page sur des documents provenant d'Internet

Il est assez facile de fournir un document avec un lien vers une recherche scientifique - il vous suffit de cliquer sur "Insérer" → "Note de bas de page". Mais le plus intéressant est d'insérer des liens directement depuis Internet. Pour ce faire, cliquez sur "Outils" → "Recherche avancée" et recherchez l'article dont vous avez besoin. Passez votre souris dessus, cliquez sur l'icône avec un guillemet - et une note de bas de page sera ajoutée au document.

7. Téléchargement d'images

Vous avez peut-être remarqué que vous ne pouvez pas cliquer avec le bouton droit et télécharger une image dans Google Docs. C'est frustrant d'avoir besoin d'une image à partir d'un fichier que vous n'avez pas créé. Si c'est le cas, cliquez sur Fichier → Télécharger → Page Web. Le document sera téléchargé sous forme d'archive ZIP, qui, en plus du texte HTML, contiendra également un dossier avec toutes les images.

8. Recherche d'images sur Internet

Cliquez sur "Outils" → "Recherche avancée" et ouvrez l'onglet "Images" dans le panneau qui apparaît. Ici, vous pouvez rechercher des images sur Internet et les insérer dans le document sans chercher à partir du texte. Ou cliquez sur Insérer → Image → Rechercher en ligne et la même barre de recherche s'ouvrira.

9. Insérez des images de "Google Drive"

Vous pouvez ajouter des fichiers du stockage cloud Google aux documents. Il peut s'agir de photographies ou d'images vectorielles. Pour ce faire, cliquez sur "Insérer" → "Image" → "Ajouter depuis Google Drive" ou "Ajouter depuis Google Photos" et sélectionnez l'image souhaitée. Pour ajouter des graphiques vectoriels, cliquez sur Insérer → Image → À partir du disque.

Soit dit en passant, si vous modifiez l'image sur Google Drive, elle changera également dans le texte et vous n'aurez pas à l'insérer à nouveau. Ceci est particulièrement utile si un dessin est ajouté à plusieurs documents à la fois. Si vous ne voulez pas que l'image insérée change avec l'original, cliquez dessus et cliquez sur "Dissocier".

10. Créer des notes

Lorsque vous travaillez sur un document volumineux, il est souvent nécessaire de prendre des « notes marginales », de saisir des idées et des tâches pour l'avenir. Google Keep est adapté pour cela.

Sélectionnez le texte, faites un clic droit et cliquez sur "Enregistrer dans Google Keep". Un panneau avec vos notes apparaîtra, où vous pouvez stocker des rappels, des listes de tâches, des fragments de texte et d'autres données. Dans le même temps, un lien vers ce même document sera enregistré dans les notes créées à partir du texte, afin que vous ne soyez pas confus dans vos fichiers.

Soit dit en passant, si vous ouvrez Google Keep, passez le curseur sur la note dont vous avez besoin et cliquez sur les points de suspension, l'élément "Copier dans Google Docs" apparaîtra dans le menu qui s'ouvre. Il transfère le texte de la note dans le fichier nouvellement créé.

11. Discussion des documents

Parfois, vous devez communiquer quelque chose d'important à vos collègues avec lesquels vous éditez un document. Il faut beaucoup de temps pour ouvrir Gmail et y sélectionner chaque contact souhaité. Il est beaucoup plus rapide de cliquer sur "Fichier" → "Écrire aux co-auteurs" et de saisir votre message sans quitter le document.

12. Modification de documents Microsoft Office

Lorsque vous téléchargez un fichier DOCX sur Google Docs, vous ne pouvez le modifier qu'après l'avoir converti au format Google. Cela vous permettra de modifier immédiatement les fichiers Microsoft Office pour conserver la mise en forme et les styles d'origine. Une chose très utile si vous devez ouvrir le format DOCX, mais que vous ne voulez pas dépenser d'argent pour une licence Microsoft Office.

13. Signature des documents

En général, si vous souhaitez insérer une signature dans un document, vous pouvez cliquer sur "Insérer" → "Image" → "Nouveau", la lire sur le trackpad et cliquer sur "Enregistrer et fermer". Mais dans les documents sérieux, cela ne fonctionnera pas. Par conséquent, installez l'extension HelloSign et vous pourrez mettre vos signatures électroniques sur les fichiers, ce qui aura l'air décent. Et vous n'avez pas besoin d'imprimer, de signer, puis de numériser à nouveau le document, comme le font parfois des personnes particulièrement douées.

14. Édition de PDF

Si vous souhaitez corriger quelque chose dans un fichier PDF, vous n'avez pas besoin de rechercher des éditeurs spéciaux. Utilisez Google Documents. Cliquez sur Fichier → Ouvrir → Télécharger, téléchargez votre PDF sur Google Drive, puis ouvrez-le. Et il deviendra disponible pour l'édition. Naturellement, cela ne fonctionne pas avec les PDF numérisés.

15. Rechercher des raccourcis clavier

Appuyez sur Ctrl + / et un menu apparaîtra avec tous les raccourcis clavier utilisés dans Google Docs. Vous pouvez rechercher les combinaisons souhaitées via la barre de recherche. Utile si vous souhaitez effectuer une action, mais ne vous souvenez pas comment. Une liste complète des raccourcis clavier peut être trouvée dans le manuel de Google.