Comment faire un tableau de travail sur des projets dans Excel en 10 étapes

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

En utilisant les outils habituels de l'éditeur de feuilles de calcul MS Excel le plus populaire, vous pouvez établir un diagramme visuel du travail sur les projets, qui vous aidera à suivre l'avancement de chaque tâche et ce qu'il reste à faire.

Si vous gérez des projets, il est important de toujours savoir combien de tâches vous avez et quand elles doivent être terminées. Et si vous dressez un schéma visuel, il sera plus facile d'expliquer les points clés de la vie des projets à l'équipe impliquée dans le travail, ainsi qu'aux autres parties prenantes.

Des programmes spéciaux sont souvent utilisés pour gérer des projets, mais vous pouvez également créer un calendrier clair et accessible dans le MS Excel familier.

Le diagramme de travail du projet montre comment les événements et les tâches sont liés les uns aux autres au fil du temps. Un diagramme bien conçu reflète des informations importantes sur l'exécution d'une tâche spécifique et le développement du projet dans son ensemble, aidant à voir la situation dans son ensemble.

Pour créer un tel graphique dans MS Excel (versions 2007 et supérieures), vous n'avez besoin que de 10 étapes.

Qu'est-ce qu'il y a dans ce schéma ? Les détails clés sont affichés avec des lignes et des planches colorées:

• ligne du jour en cours - une ligne verticale rouge qui indique où vous êtes aujourd'hui;
• échéances des tâches - barres horizontales grises qui montrent combien de temps il faudra pour terminer chaque tâche;
• l'état de préparation des tâches - des lignes horizontales vertes qui indiquent à quel stade la tâche est terminée et combien il reste à faire.

Dans différentes versions de MS Excel, les actions peuvent légèrement différer, mais d'une manière ou d'une autre, le processus sera universel et tout utilisateur pourra gérer la planification.

Vous pouvez regarder une instruction vidéo détaillée (en anglais), cela prendra une demi-heure de votre temps.

Étape 1. En commençant, pensez au résultat

Pour faire face à la tâche sans aucun problème, imprimez ou dessinez sur une feuille de papier le calendrier tel qu'il devrait être à la fin. Tenez le morceau de papier devant vous pour comparer chaque étape avec un motif. Le diagramme n'a pas besoin d'être soigneusement dessiné, fixez simplement la forme du diagramme et gardez-le à portée de main, ce sera un bon rappel.

Étape 2. Créer une table avec des données

Pour construire un graphique, vous devez d'abord établir un tableau. Dans l'exemple, le projet est divisé en quatre phases, chacune avec des tâches.

Formez un tableau sous le graphique. La 30e ligne contient les en-têtes de colonne.

Voyons ce que signifient les données du tableau:

• Phase: "Phase 1", "Phase 2", "Phase 3", "Phase 4" ou "Aujourd'hui". Indique à quelle étape du projet correspond l'événement.
• Type de: "Phase", "Tâche", "Aujourd'hui". Affiche le type d'événement, délimitant les tâches et les phases d'exécution du projet.
• Date de début: date de début de l'événement.
• Événement: affiche le nom de l'événement dans le diagramme.
• Horaire: montre combien de jours il faut pour terminer la tâche.
• Pourcentage de préparation: indique le degré d'achèvement de chaque tâche et phase, 0% - la tâche n'a pas commencé, 100% - terminée. Cet indicateur de la catégorie « Phase » n'est pas lié à l'achèvement des tâches et est défini comme une estimation. Pour décider du pourcentage d'achèvement d'une phase, vous devez appliquer vos propres règles.
• Prêt en jours: la période pour laquelle l'indicateur de préparation à l'événement a été atteint en pourcentage. Pour une tâche qui prend 10 jours et est achevée à 50 %, ce chiffre sera de cinq jours (10 jours × 50 %).
• Hauteur: la valeur de hauteur est importante pour la décoration car elle détermine la hauteur ou la hauteur de l'événement qui sera reflété dans la carte des horaires. Vous pouvez spécifier n'importe quelle valeur, mais il est préférable de prendre de petits nombres proches de zéro. L'exemple utilise une plage de +25 à -25. Si la hauteur est positive, l'événement sera reflété sur le graphique au-dessus de l'axe horizontal, s'il est négatif - en dessous de l'axe.

Étape 3. Créez un graphique avec les axes X et Y, ajoutez-y les premières données de la colonne "Timeline"

Il est temps de créer un graphique pour visualiser les données d'événement du tableau créé à l'étape précédente. Utilisez un nuage de points avec les axes X et Y car il vous permet de positionner librement les coordonnées de base sur les deux axes.

Suivez les instructions:

• Sélectionnez l'onglet "Insertion" dans le menu principal.
• Sélectionnez ensuite "Graphiques" → "Scatter" → "Scatter with markers", un graphique vide apparaîtra devant vous.
• Accrochez les bords du graphique et redimensionnez et redimensionnez le graphique de sorte que le champ du graphique couvre la plage allant de la cellule B4 à la cellule K26 (appuyez et maintenez la touche Alt pour aligner la zone du graphique exactement sur les bordures des cellules).
• Cliquez avec le bouton droit sur le diagramme et sélectionnez l'élément de menu "Sélectionner les données".

Ajoutez une série de données à la plage en cliquant sur le bouton "Ajouter" dans la boîte de dialogue qui s'ouvre.

1. Pour changer le nom "Nom de la série" mettez dans le champ correspondant la valeur de la cellule E30 "Dates".
2. Pour la valeur de l'axe X, sélectionnez le champ approprié et sélectionnez les cellules C33: C46 Date de début.
3. Pour la valeur de l'axe Y, sélectionnez le champ approprié et sélectionnez les cellules H33: H46 Height.
4. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre d'ajout de données.
5. Cliquez sur OK pour fermer la fenêtre de sélection de données.

Ces étapes nous donneront un graphique en nuage de points simple avec un formatage automatique.

Faisons en sorte que les marqueurs d'événement soient verts:

• Cliquez avec le bouton droit sur n'importe quel marqueur de données sélectionné, sélectionnez modifier "Format de la série de données".
• Dans la liste qui s'ouvre à gauche, sélectionnez l'onglet "Paramètres du marqueur", puis sélectionnez le marqueur intégré de type "Crystal". Augmentez la taille à 10 pt.
• Dans l'onglet Remplissage du marqueur, sélectionnez un remplissage uni. Changez la couleur de remplissage en vert.

Nous avons maintenant un nuage de points représentant la chronologie. Jusqu'à présent, les marqueurs verts ne montrent que le début des tâches.

Changez le nom du graphique: double-cliquez sur le champ de texte avec le nom et entrez votre nom.

Nous allons revenir aux options de synchronisation à l'étape 5, ajouter des barres horizontales le long de l'axe X, mais pour l'instant, continuez à formater le graphique.

Étape 4. Mise en ordre de l'apparence du diagramme et ajout des noms d'événements

Nous nous débarrassons de ce dont nous n'avons pas besoin dans le diagramme.

Axe Y … Cachez l'axe vertical, car il ne porte pas de charge d'information. Sélectionnez un diagramme, dans le menu principal sur l'onglet "Travailler avec des diagrammes", sélectionnez "Mise en page". Choisissez ensuite Axes → Axe vertical principal → Ne pas afficher.

Guides horizontaux … Ils sont également inutiles. Sélectionnez le graphique, dans le menu principal, accédez à l'onglet Disposition, puis sélectionnez Grille → Quadrillage horizontal le long de l'axe principal → Ne pas afficher.

Légende du graphique … Nous allons ensuite le remplacer par un plus beau, mais pour l'instant le désactiver: "Layout" → "Legend" → "No".

Enfin, nous affichons les étiquettes de données pour chaque marqueur. Dans le menu principal de l'onglet "Mise en page", sélectionnez "Signatures de données" → "Gauche".

Comment modifier les données dans la signature de jeton

La saisie de données sur chaque événement dans le diagramme est longue et difficile, car vous devez sélectionner chaque marqueur séparément et le renommer.

Mais ce processus peut être accéléré quatre fois:

• Cliquez sur la légende du premier marqueur (coin supérieur gauche du graphique) pour sélectionner toutes les valeurs à la fois. Ne cliquez pas sur le marqueur vert, cela sélectionnera d'autres objets !
• Cliquez à nouveau sur la légende du marqueur pour modifier le nom unique.
• Dans le champ de saisie de la formule, saisissez le symbole =.
• Cliquez sur la cellule D33, elle contient l'événement "Phase 1", appuyez sur Entrée.
• Répétez les quatre premières étapes pour les étiquettes restantes pour chaque marqueur.

Comment épingler des zones

Il est utile d'épingler les régions sur la ligne 28 afin que vous puissiez toujours voir le diagramme tout en travaillant sur le document. Les 27 premières lignes resteront devant vos yeux, même si vous faites défiler le reste des lignes.

Pour geler des zones:

• Sélectionnez la cellule A28.
• Sélectionnez l'onglet "Affichage" dans le menu principal.
• Choisissez Fenêtre → Geler les zones.
• Sélectionnez « Zones gelées » dans le menu déroulant.

Une ligne horizontale noire apparaîtra au-dessus de la 28e ligne. Tout ce qui précède est maintenant ancré et seules les lignes du bas bougeront lors du défilement.

Étape 5. Ajoutez des barres d'erreur pour afficher les chronologies pour transformer le graphique en un calendrier visuel

Les barres d'erreur horizontales sur le diagramme montreront combien de temps il faut pour terminer chaque tâche. Pour les faire:

• Mettez le graphique en surbrillance.
• Dans le menu principal des outils de graphique, sélectionnez l'onglet Disposition.
• Dans la liste déroulante dans le coin supérieur gauche (zone de tracé), sélectionnez la série de données « Timeline ».
• Dans l'onglet Disposition, sélectionnez Barres d'erreur → Paramètres avancés des barres d'erreur. Une boîte de dialogue s'ouvrira.
• Dans la liste déroulante dans le coin supérieur gauche, sélectionnez les barres d'erreur de l'axe X pour formater le graphique.
• Dans la boîte de dialogue pour modifier les barres horizontales, cochez la case de l'épingle Plus. Style de fin → Pas de point.
• Dans la liste "Valeur d'erreur", sélectionnez l'élément "Personnalisé" et cliquez sur le bouton "Spécifier la valeur". Dans la nouvelle fenêtre "Configuration de la barre d'erreur" qui s'ouvre, précisez la "Valeur d'erreur positive". Pour ce faire, placez le curseur dans le champ approprié et sélectionnez la plage de cellules de E33 à E74. Cliquez sur OK.

Maintenant, des lignes grises s'étendent des marqueurs verts vers la droite, elles montrent combien de temps vous devez consacrer à telle ou telle tâche. Ils doivent être formatés pour plus de clarté:

• Dans la fenêtre Formater les barres d'erreur, accédez à l'onglet Couleur de trait. Sélectionnez Ligne continue. Faire le remplissage gris.
• Sous l'onglet Type de ligne, augmentez la largeur de ligne à 4 pt.

Pour mieux naviguer dans le diagramme, tracez de fines lignes verticales à partir des marqueurs. Pour cela, dans la liste déroulante en haut à gauche, sélectionnez "Barres d'erreurs le long de l'axe Y". La boîte de dialogue affiche des barres d'erreur verticales. Sélectionnez la direction Moins, Style de fin → Pas de point, Quantité d'erreur → Valeur relative, entrez 100 % dans ce champ. Choisissez vous-même la couleur et l'épaisseur des lignes.

Étape 6. Ajouter la valeur de préparation au graphique

Il est temps d'ajouter une série de données au graphique qui montre le pourcentage de la tâche accomplie.

Si une tâche prend 10 jours et est achevée à 50 %, la barre d'achèvement sera à moitié pleine. Il s'agit d'une mesure de suivi des travaux et n'inclut pas les week-ends et jours fériés. Pour ajouter de nouvelles informations au graphique, suivez les instructions ci-dessous.

• Cliquez avec le bouton droit sur la zone du graphique, sélectionnez "Sélectionner des données" dans le menu contextuel.
• Cliquez sur le bouton "Ajouter", dans la fenêtre qui apparaît, définissez le "Nom de la ligne" en sélectionnant la cellule G30. La plage de données pour les axes X et Y est la même qu'à l'étape 3.
• Des marqueurs rouges apparaîtront sur le diagramme, ce qui masquera les verts.

Étape 7. Formater les nouvelles métriques de données

Pour que le graphique reflète dans le même style et que les données ne se chevauchent pas, nous formatons les marqueurs:

• Dans la liste déroulante dans le coin supérieur gauche, sélectionnez « Ligne prête ». Juste en dessous de la liste déroulante se trouve un bouton "Format du fragment sélectionné". Cliquez dessus, une boîte de dialogue s'ouvrira.
• Modifiez les paramètres du marqueur. Sélectionnez le type de forme "Crystal", définissez la taille sur 10 pt et sélectionnez un remplissage vert uni pour le marqueur. Fermez la boîte de dialogue.
• Sans supprimer la sélection des marqueurs, dans le menu principal sur l'onglet "Mise en page", cliquez sur le bouton "Libellés de données", sélectionnez l'élément "Ne pas afficher" dans le menu qui apparaît.

Étape 8. Ajoutez des barres d'erreur pour suivre le pourcentage d'achèvement des tâches

Vous devez maintenant ajouter de nouvelles planches afin de voir en un coup d'œil à quel stade se trouvent les tâches.

• Sélectionnez à nouveau Row Ready dans la liste déroulante sur la gauche. Appuyez sur le bouton "Barres d'erreurs" dans le menu principal. Sélectionnez "Options avancées" dans le menu déroulant. Une boîte de dialogue s'ouvrira. Réglez les lamelles verticales sur une valeur fixe en entrant zéro dans le champ correspondant.
• Basculez sur les paramètres des planches parallèles à l'axe X. Réglez la direction sur "Plus". Style de fin → Pas de point, Montant d'erreur → Personnalisé. Dans la boîte de dialogue Valeur d'erreur positive, spécifiez la plage de cellules G33-G47.
• Changez la couleur des lignes en vert en choisissant un remplissage uni. Réglez la largeur de ligne sur 7 pt.

Les lignes vertes horizontales indiquent si les tâches ont été effectuées en partie ou en totalité.

Étape 9. Ajoutez une ligne verticale représentant le jour en cours

La ligne rouge indique quel jour nous sommes et indique clairement comment le projet dans son ensemble s'inscrit dans la date limite.

• Appelez le menu contextuel du diagramme avec le bouton droit. Sélectionnez "Sélectionner les données".
• Cliquez sur le bouton "Ajouter", saisissez le mot "Aujourd'hui" dans le champ "Nom de la série". Entrez la plage de cellules C31-C32 pour la valeur de l'axe X et H31-H32 pour la valeur de l'axe Y.

Deux nouveaux marqueurs sont apparus sur la carte. Étiquetez-les: sélectionnez les étiquettes de données et écrivez le mot « Aujourd'hui » dans la barre de formule. Faites un clic droit sur la signature et sélectionnez l'élément "Format des données" dans le menu contextuel. Mettez la position de la légende "Au-dessus".

• Allez dans le menu principal sur l'onglet "Mise en page".
• Sélectionnez "Aujourd'hui ligne" dans la liste déroulante dans le coin supérieur gauche.
• Ajoutez des barres d'erreur avec des paramètres supplémentaires en suivant les instructions comme dans la cinquième étape. Vous aurez besoin d'une planche le long de l'axe vertical, avec la direction Moins, le style final de Pas de point, avec une valeur relative de 100%.

Vous avez maintenant une ligne verticale représentant le jour en cours. Changez la couleur de la ligne en rouge, augmentez la taille à 3 pt.

Dans l'exemple, la date actuelle est fixe, elle ne changera donc pas. Mais pour les projets qui sont activement développés, une autre manière d'enregistrer les données est recommandée. Pour ce faire, placez la date dans la cellule B2 en entrant la formule = AUJOURD'HUI () et spécifiez dans la boîte de dialogue de sélection de données la valeur de la cellule de l'axe X B2 au lieu de la plage que vous avez spécifiée précédemment.

Étape 10. Ajouter des blocs de texte

Il ne manque désormais au diagramme que la légende de la légende afin qu'elle puisse être comprise par toute l'équipe.

• Sélectionnez le schéma, allez dans le menu principal sur l'onglet "Insertion". Sélectionnez "Lettrage".
• Positionnez la zone d'étiquette dans le coin supérieur droit du graphique. Sélectionnez la bordure de la zone de texte avec le bouton droit de la souris, sélectionnez l'élément "Format de la forme" dans le menu contextuel. Dans la fenêtre qui s'ouvre, sélectionnez le type de remplissage "Solid", la couleur est grise. Formatez l'étiquette. Vous pouvez insérer n'importe quel nombre de blocs.

Maintenant, vous pouvez créer un diagramme en 20-30 minutes en utilisant uniquement votre éditeur préféré MS Excel.