Pourquoi une liste de contrôle est un must pour vous au travail

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Une liste de contrôle semble être une façon très ancienne d'organiser votre flux de travail, car il existe de nombreuses techniques modernes. Mais nous sommes prêts à vous convaincre, en utilisant une expérience scientifique, l'avis d'un docteur et l'expérience du chanteur du groupe Van Halen comme arguments.

Dans le monde moderne, nous bénéficions d'un accès sans précédent à l'information. Nous pouvons apprendre beaucoup en demandant simplement le terme de recherche correct ou en ouvrant des encyclopédies en ligne. Néanmoins, avec cette rafale d'informations, nous rencontrons également beaucoup de difficultés.

Nous en savons plus que jamais auparavant, mais il y a un problème à transformer la théorie en pratique, lui donner de la valeur et de l'utilité.

À bien des égards, l'ère de l'information nous a rendus beaucoup moins pratiques et sages. Faites-nous savoir beaucoup de choses, mais nous perdons facilement la concentration, nous sommes distraits de l'essentiel, nous laissons l'attention se dissiper. De plus, nous perdons facilement de vue les bases, les informations de base essentielles et commettons des erreurs avec le sens de notre propre compétence.

Selon le chirurgien et chercheur en santé publique Atul Gawande, M. D., les gens devraient tirer le meilleur parti de leurs connaissances.

Atul Gawande chirurgien américain, journaliste, écrivain

Nous pouvons pardonner les échecs dus à l'ignorance. Si une personne ne savait pas quoi faire dans une situation donnée, nous sommes heureux qu'elle ait fait tout son possible pour résoudre le problème. Mais s'il a su comment procéder, mais n'a pas appliqué cette information de la bonne manière, il est difficile de ne pas s'énerver.

Les erreurs commises en raison de la ferme conviction que « je sais le mieux quoi faire » sont souvent les plus douloureuses. Vous n'avez pas fait de votre mieux et avez échoué, mais avez délibérément suivi l'exemple de l'excès de confiance et avez échoué. Atul Gawande pense que cela est similaire à la façon dont une simple erreur commise par un chirurgien expérimenté entraîne la mort d'un patient.

Comment gérer cet océan d'informations ? Comment tirer le meilleur parti des connaissances et laisser place aux miracles ? Selon le Dr Gawande, vous pouvez ressentir votre propre pouvoir et compétence en utilisant une liste de contrôle.

Le Dr Gawande a soigneusement étudié l'effet des listes de contrôle sur les chirurgiens, ou plutôt, sur le nombre de cas d'infection des patients pendant la chirurgie. Malgré le fait que l'expérience impliquait des chirurgiens respectés et compétents, tous, d'une manière ou d'une autre, risquaient de commettre une erreur pendant l'opération.

La liste de contrôle présentée aux chirurgiens était courte et simple. Il lisait:

• Lave tes mains avec du savon et de l'eau.
• Essuyez la peau du patient avec un antiseptique.
• Placer des pansements stériles sur le corps du patient.
• Mettez un chapeau, un masque, une blouse stérile et des gants.

Les étudiants en médecine apprennent ces étapes par cœur, elles sont évidentes, simples et nécessaires. Mais une personne n'est pas une machine et elle peut oublier l'une des actions. Sauter une étape peut entraîner une infection, ce qui signifie un traitement supplémentaire, des coûts financiers et, dans le pire des cas, la mort du patient.

Étonnamment, dès que cette liste de contrôle est apparue devant les yeux des médecins, ils ont commencé à faire moins d'erreurs. Le nombre d'infections a diminué de 66 %. Il a permis d'économiser beaucoup d'argent, mais plus important encore, il a sauvé plus d'un millier de vies.

Bien sûr, une liste de contrôle comme moyen de structurer les pensées, de rationaliser les actions et de mémoriser les informations nécessaires est utile non seulement pour les médecins, mais aussi pour chacun d'entre nous.

Vous pouvez trouver offensant d'écrire une liste de contrôle afin de ne rien oublier. Après tout, vous êtes assez intelligent et pouvez compter sur votre propre mémoire. Mais l'objectif principal d'une liste de contrôle est la discipline qui vous aidera à suivre le chemin prévu et à éviter les erreurs.

Pourquoi faire une liste de contrôle

1. La liste de contrôle vous aide à vous assurer de ne pas oublier des informations de base et simples. Le Dr Gawande pense que la liste de contrôle crée une sorte de « réseau cognitif » qui nous protège de nos propres lacunes - les limites de la mémoire et de l'attention. La liste de contrôle garantit que vous n'oubliez pas les vérités courantes au moment où la fatigue ou la paresse approche.
2. La liste de contrôle libère votre esprit, lui donnant la possibilité de travailler sur des tâches vraiment difficiles. Une fois que vous avez cessé de vous soucier de choses simples et insignifiantes, vous avez la possibilité de vous concentrer sur des choix difficiles. Cela fonctionne particulièrement bien dans les cas où des situations inattendues ou imprévues surviennent constamment et où il est plutôt difficile de se contrôler.
3. La liste de contrôle aide à être discipliné. Ceci est important lorsqu'il s'agit de tâches de routine. Lorsque nous nous habituons à faire quelque chose au jour le jour, nous perdons facilement enthousiasme et attention, commettons des erreurs et des erreurs de calcul. Si vous vous sentez trop à l'aise sur votre lieu de travail, que vous vous détendez et que votre attention est distraite, la liste de contrôle vous aidera à rester alerte à chaque minute.
4. La liste de contrôle fait gagner du temps. Vous n'avez plus besoin de penser à chacune de vos étapes: vous avez déjà tout décrit sur un morceau de papier. Si une décision doit être prise maintenant, le temps est la ressource la plus précieuse. Une liste de contrôle vous aidera à gagner de précieuses secondes.

Oui, une liste de contrôle n'est pas le moyen le plus original de contrôler votre flux de travail. Mais en même temps, cet outil simple s'avère extrêmement précieux pour ceux qui cherchent à réduire les erreurs et à améliorer la qualité de leur travail.

Comment créer une liste de contrôle efficace

Il existe de bonnes et de mauvaises listes de contrôle. Alors, comment créer une liste de contrôle qui vous aidera à démarrer ?

1. Concentrez-vous uniquement sur les choses simples. Le but d'une bonne liste de contrôle est de transmettre les informations nécessaires. Pas de détails. La liste de contrôle n'est pas un guide, ni une visite guidée de votre flux de travail. Il s'agit d'un diagramme qui vous aide à vous souvenir des choses les plus importantes. Une bonne liste de contrôle devrait comporter cinq à dix points.
2. La liste de contrôle doit être simple et pratique. Utilisez des mots clairs qui décrivent avec précision la tâche. Si vous avez besoin de plus de temps pour vous souvenir exactement de la signification de chaque élément, votre liste de contrôle est mauvaise.
3. Décidez quand faire une pause. Quand utiliserez-vous votre liste de contrôle ? Quand passerez-vous à l'élément suivant ? Comment vérifiez-vous que l'article a été complété? Choisissez un moment où vous passez en revue la liste de contrôle et assurez-vous que tout est fait et que vous pouvez passer à la tâche suivante.
4. Définissez le type de votre liste de contrôle. Par exemple, s'il s'agit d'une recette, vous lirez chaque étape et suivrez les instructions. Il s'agit d'un type de lecture. Et si votre liste de contrôle contient des tâches pour aujourd'hui et que vous y rayez simplement les tâches terminées, il s'agit du type « fait - confirmé ». Cette étape vous aidera à rationaliser votre travail avec votre liste de contrôle et à mieux vous contrôler.
5. Soyez prêt à réviser et à mettre à jour votre liste de contrôle. N'hésitez pas à le réviser et à effectuer de nouvelles tâches ou modifications. Vous devez expérimenter pour que votre liste de contrôle soit vraiment efficace.

La dernière étape est particulièrement importante. Votre liste de contrôle n'est pas figée, elle est réceptive aux circonstances changeantes.

Pas de M&M's marrons

David Lee Roth, chanteur de Van Halen, a une curieuse habitude. Le cavalier à bascule semble adéquat: il énumère les exigences techniques pour l'équipement. Mais l'un des points choque régulièrement les employés des salles de concert, des stades et des clubs de musique: quelque part au milieu de la liste se trouve un bol M&M's, qui ne doit pas contenir un seul bonbon brun.

Ces cavaliers agissent comme des listes de contrôle: les employés se déplacent d'un point à un autre, répondant aux exigences du musicien. Lorsque David Lee Roth accepte un travail, il s'intéresse principalement à un bol de bonbons. Pouvez-vous deviner pourquoi?

Tout en demandant de supprimer tous les sons bruns de M&M's dingues, David Lee Roth peut l'expliquer. Si le personnel du stade laisse des bonbons bruns dans le bol, cela signifie qu'ils ne font pas attention au coureur. Lorsque David tombe sur une telle dragée, il va vérifier tout le reste: si les instruments sont bien branchés, si l'équipement est bien réglé, si ses exigences en matière de locaux et d'équipements sont prises en compte. Et s'il n'y a pas de bonbons bruns et que les ouvriers du chantier ont respecté même un souhait aussi étrange, le musicien peut en être sûr: tout le reste a également été fait.