Comment planifier votre temps dans Notion en utilisant GTD

2024 Auteur: Malcolm Clapton | [email protected]. Dernière modifié: 2023-12-17 03:55

Rassemblez toutes vos affaires dans une table pratique pour un contrôle facile.

Qu'est-ce que GTD

Le hacker de la vie a publié à plusieurs reprises des articles sur la technique GTD - Getting Things Done. Il a été inventé et décrit en détail dans son livre par le coach d'affaires David Allen. En bref, les règles de base de ce système peuvent être décrites comme suit:

1. Capturez toutes les informations … Notez toutes les idées, tâches et actions. S'il y a quelque chose que vous ne pouvez pas faire maintenant, faites une marque sans vous fier à votre mémoire. Tout ce que vous enregistrez est stocké dans la soi-disant boîte de réception.
2. Maintenir l'ordre. Au fur et à mesure que le dossier "Tâches entrantes" se remplit, vous devez organiser son contenu, trier les tâches en catégories et créer des explications et des notes pour ne rien oublier.
3. Prioriser … Chaque tâche doit avoir une date d'échéance et un degré d'importance afin que vous sachiez quoi faire en premier et ce qui peut attendre.
4. Gardez tout à portée de main … GTD n'a pas de place pour le principe "écrire plus tard". Vos listes de tâches et vos notes doivent toujours être à portée de vue: sur votre ordinateur, smartphone, tablette et autres appareils. De cette façon, si une idée intéressante vous vient à l'esprit ou si vous pensez à un cas non enregistré, vous pouvez l'écrire tout de suite. Lorsque la date limite d'une tâche approche, vous recevrez un rappel, gloire aux notifications omniprésentes.

Vous pouvez en savoir plus sur GDT dans notre guide.

La technique est bonne pour sa polyvalence. Son créateur, David Allen, est un peu vieillot: par "Inbox" il entend un vrai dossier papier. Il a même imprimé des e-mails et les a placés dans des ensembles de fichiers.

Mais avec le même succès, GTD peut être appliqué aux fichiers et dossiers informatiques, en utilisant ce système en conjonction avec un service. Par exemple, vous pouvez utiliser cette technique pour trier vos e-mails Gmail, écrire des tâches sur "", ou prendre le contrôle total de votre vie avec. Enfin, de nombreux gestionnaires de tâches comme le même Wunderlist sont affinés sous la philosophie GTD.

Et bien sûr, vous pouvez utiliser la technique dans un programme aussi merveilleux et polyvalent que Notion.

C'est un hybride de Google Docs, Evernote, Trello et une douzaine d'autres applications. Notion peut faire presque tout ce dont vous avez besoin pour travailler. Notes, feuilles de calcul, bases de connaissances, listes de tâches, tableaux Kanban, documents - le programme a tout pour plaire. C'est un péché de ne pas l'utiliser pour organiser vos affaires dans le style GTD.

Et Maria Aldrey, une consultante en affaires qui aide les chefs d'entreprise à organiser leur travail, a créé son propre système basé sur GTD pour Notion. Elle a partagé ces développements dans son blog.

Comment utiliser GTD dans Notion

Je ne suis pas très bien organisé. Alors, quand j'ai découvert la GTD de David Allen, ma vie a littéralement changé. Maintenant, c'est une sorte de religion pour moi. Petit à petit, j'ai construit mon propre système, ce qui me permet de tout suivre, en travaillant à mon rythme habituel.

J'utilise une pratique que j'appelle la planification hebdomadaire. Je réserve une heure chaque dimanche (ou lundi) pour planifier la semaine à venir. Cette habitude m'aide à résoudre des problèmes complexes en les décomposant en problèmes plus petits et plus faciles à gérer. Je fais donc plus de travail, moins de fatigue et je me concentre plus facilement sur le travail.

Pour moi, Notion est comme un jeu. La mise en place du système prend du temps. Mais quand elle est prête, accomplir des tâches devient amusante, simple et rapide.

Chaque semaine, je clique sur un bouton dans Notion, et une feuille de calcul vierge apparaît devant moi. Il y en a un vide ici, que vous pouvez ramasser et utiliser.

Voici le processus étape par étape que j'utilise pour planifier mes tâches avec Notion.

1. Rassemblez vos idées

Prenez 10 minutes pour lister et noter toutes vos idées dans cette colonne. Ils se transformeront en tâches que vous devrez accomplir dans la semaine à venir.

1. Dressez la liste de tous vos projets qui ne sont pas encore terminés.
2. Vérifiez vos tâches des trois derniers mois pour trouver celles qui restent en suspens.
3. Jetez un œil à votre calendrier: il y a peut-être quelque chose de prévu là-bas aussi.
4. Vérifiez votre cahier papier, si disponible. Il y a peut-être aussi des idées qui doivent être transférées à Notion.
5. Réfléchissez s'il y a d'autres tâches que vous devez faire ou des personnes avec qui travailler.

Rassemblez toutes ces idées et énumérez-les dans la première colonne. C'est votre plan pour les sept prochains jours.

2. Attribuez les actions appropriées

Une idée n'est pas mauvaise, mais sans action active, elle restera une idée. Demandez-vous: « Que dois-je faire pour terminer cette tâche ? »

Par exemple:

• Continuez à remplir le site avec du contenu → Rédigez un brouillon de la section "À propos de moi".
• Créer un calendrier de publication de contenu → Dessinez une carte mémoire pour les publications et attribuez des dates.
• Faire une vidéo pour un blog → Ecrire un script vidéo.
• Rencontrez Chris → Envoyez-lui un email avec la date et le lieu de la rencontre.

N'oubliez pas que si plusieurs actions sont nécessaires pour accomplir une tâche, vous devez d'abord décider quoi faire.

3. Définir l'urgence

Ensuite, vous devez définir l'urgence de chaque tâche. Cela est nécessaire pour se concentrer sur les choses vraiment importantes, et pas seulement pour faire un tas de travail.

Pour comprendre quelles choses faire en premier, je trie mes idées en quatre catégories:

• Tâches importantes - les choses qui nous rapprochent de la réalisation des objectifs.
• Tâches urgentes - les actions qui nécessitent une attention immédiate.
• ça ne ferait pas de mal - cette catégorie comprend des questions qui peuvent ne pas être urgentes et sans importance, mais leur mise en œuvre vous faciliterait la vie pendant les sept prochains jours.
• Peut attendre - ce sont des tâches qui peuvent être reprogrammées pour une autre semaine.

4. Déterminer le niveau de concentration

Malheureusement, nous avons tous une quantité limitée d'attention, de temps et d'énergie. Chaque tâche consomme un certain pourcentage de ces ressources importantes. Par conséquent, évaluez la tâche planifiée et attribuez-lui le numéro correspondant dans la quatrième colonne.

Par exemple, écrire un brouillon pour un article de blog a pris environ 20% de mon attention. Et la lettre pour Chris fait trois lignes - seulement 2%.

5. Attribuer la priorité

Cette case à cocher marque les tâches qui ont les balises « Important » et « Urgent ». C'est-à-dire qu'ils doivent être faits, quoi qu'il arrive. C'est votre liste de priorités.

Lorsque vous avez terminé de sélectionner ces tâches, additionnez les pourcentages de la colonne précédente pour voir combien de ressources vous y consacrerez. Si cela s'est avéré supérieur à 90%, vous avez surestimé votre force et avez mordu plus que vous ne pouvez mâcher. Reprogrammez-en une partie à la semaine prochaine, ou vous serez surchargé de travail et n'aurez le temps pour rien.

Au fait, une astuce utile: Notion vous permet de filtrer le contenu des lignes du tableau - c'est ainsi que vous pouvez sélectionner les tâches prioritaires.

6. Planifiez la tâche

Une coche dans la colonne suivante indique si la tâche est planifiée dans votre calendrier. Décidez quand vous l'exécuterez et créez un événement approprié.

Au fait, si vous n'utilisez pas Google Agenda ou quelque chose du genre, procurez-vous Notion. Là, vous pouvez ajouter des tâches programmées pour la semaine.

7. Déléguer la tâche

Oui, vous avez le même nombre d'heures par jour que Beyoncé, mais elle a une énorme équipe d'assistantes qui font le sale boulot pour elle, alors elle en fait plus. Cependant, si vous avez également quelqu'un sur les épaules de qui vous pouvez déplacer certaines tâches, faites-le et cochez la tâche déléguée dans la colonne appropriée.

8. Terminer la tâche

Eh bien, tout est simple. Lorsque vous avez terminé votre projet ou terminé une tâche, cochez la case dans la dernière colonne.

Prime

Voici quelques étapes pour vous aider à être encore plus organisé:

1. Passez en revue vos dépenses de la semaine dernière et planifiez votre budget pour la prochaine.
2. Réfléchissez à votre menu de la semaine, ajoutez des produits à la liste de courses.
3. Traitez rapidement votre boîte de réception des sept derniers jours et triez tout ce qui s'y est accumulé.
4. Prévoyez au moins un jour par semaine pour faire de l'exercice.

N'oubliez pas que GTD est assez flexible et peut être adapté à vos besoins. N'hésitez pas à ajuster les modèles de Notion. Par exemple, la colonne Attention de Maria me semble redondante. Pour moi, une note suffit que la tâche soit urgente ou non. Vous pouvez facilement supprimer ses colonnes et ajouter les vôtres. J'ai donc créé une colonne intitulée "Travail", "Maison", "Créativité" et autres pour trier les tâches en catégories. Vous pouvez le faire à votre façon.